現地調査のあとのお礼メール｜見積を出す前に送っておく一通

現地調査のお礼メールは「見積はまだです」と伝えるための一通

現地調査のあと、見積がきちんと仕上がってから連絡したほうが失礼がない。中途半端な状態で連絡したら、仕事が雑だと思われる。そう考えて、何日も連絡しないまま見積を作り込む人は多いです。

私は、相手の気持ちは少し違うところにあると見ています。相手は家や事務所を見せて、時間を空けてくれました。調査が終わったあとに一番気になるのは、金額より「ちゃんと進んでいるのか」「いつ届くのか」ではないでしょうか。これは私の見方で、全員がそうとは言えません。ただ、完璧な見積が遅れて届くより、短い連絡が先に届くほうが安心につながりやすいと考えています。

結論から言います。お礼メールは、調査をした当日に送ります。中身は次の3つだけです。

• お礼
• 見た内容の確認
• 見積をいつ出すか

見積の金額も、会社の紹介も、長いあいさつも要りません。

納得いく見積ができるまで出さないでいるうちに日が空き、相手の熱が冷めたころに届く。そういうことがあります。

この状態になっている人は、手が遅いわけではないと思います。中途半端なものを先に出したら雑な人だと思われる、という気持ちがあって止まっていることが多いはずです。だとすると、気持ちを変える努力はあまり要りません。見積とは別に、先に1通出す。この順番に変えるだけで、止まっていた部分は動きます。

お礼メールを「礼儀のあいさつ」ではなく、見積が届くまでの空白を埋める連絡だと考えてみてください。この記事では、その1通をどう書くかを順に渡します。

いつ送るか｜調査した日のうちに、見積より先に

送るタイミングは、調査した日のうちです。手順はシンプルです。

1. 調査が終わる
2. 車に戻る、または帰社する
3. その日の夕方までに送る

車に戻ったところで、スマホで下書きだけ打っておく人もいます。現場で見たことが一番新しいうちに「何を見たか」を書けるので、内容も具体的になります。

当日に送れなかったときは、翌朝のうちに短く送ります。昼を過ぎると、また後回しになりがちだからです。遅れたことへの長いおわびは書かず、お礼と日付だけで足ります。

見積と一緒に送らない

よくあるのが、見積と一緒にお礼を書いてしまう形です。これだと、見積に1週間かかったら、お礼も1週間届きません。お礼と見積は別の連絡にします。

見積の日付の決め方

メールに書く日付は、早く出したい日ではなく、必ず出せる日にします。決め方は次のとおりです。

• 見積を作るのにかかる作業日数を見る
• そこに1〜2日の余裕を足す
• その日を提出日として書く

余裕を見るのは、ずるいことではありません。約束した日より早く届けば、相手は「早かった」と受け取ります。反対に、早く言いすぎて遅れると、内容が良くても印象が下がります。

業者に部材の値段を問い合わせる場合は、返事待ちの日数も足してから日付を決めます。自分の作業だけで数えると、間に合わなくなりやすいです。

そのまま使えるお礼メールの例文

書き方全体の考え方は、営業メールの例文と書き方のピラー記事にまとめています。ここでは現地調査の場面に絞って、そのまま使える形で載せます。◯の部分だけ入れ替えてください。

個人のお客様向け（5〜7行）

件名：本日の現地調査のお礼（◯◯工事）

◯◯様

本日はお忙しいなか、お時間をいただきありがとうございました。

拝見した◯◯の状態は、△△という様子でした。

お見積は◯月◯日（◯）までにお送りします。

調査のなかで気になったことがあれば、いつでもご連絡ください。

◯◯（自分の名前）

本文は、お礼、見た内容、提出日の順です。提出日は本文の前半に置きます。これが埋もれると、相手は結局いつ届くのか分からなくなります。

会社・管理会社の担当者向け

担当者は、届いたメールを社内の上司や関係部署に転送することがあります。転送されても通じるように、確認した範囲を具体的に書きます。

件名：◯◯ビル 現地調査のお礼と、お見積の提出日について

◯◯株式会社 ◯◯部 ◯◯様

本日は現地調査にお立ち会いいただき、ありがとうございました。

確認した範囲は次のとおりです。

• 対象：◯階 ◯◯号室、共用部の◯◯
• 設備：◯◯、◯◯
• 未確認：◯◯（入室できなかったため）

お見積は◯月◯日（◯）までにお送りします。

見積の作成にあたり、◯◯の図面（または◯◯の資料）をいただけると助かります。◯月◯日（◯）までにいただければ、上記の日付に間に合います。

◯◯会社 ◯◯（自分の名前）

立ち会いのお礼、確認した範囲、提出日、追加で必要な資料。この4つがそろっていれば、担当者は社内で説明しやすくなります。「未確認」を書いておくのも大事です。見積に入っていない部分があとから分かって、話がこじれるのを防げます。

調査中に答えられなかった質問があるとき

調査のとき、その場で答えられない質問が出ることがあります。そのままにせず、メールに一文入れます。

「◯◯の件は確認のうえ、お見積と一緒にお答えします。」

聞かれたことを覚えている、という合図になります。答えを先延ばしにしているのではなく、見積と一緒に出すと日付つきで約束している形です。

LINEで送る場合（3行）

相手とふだんLINEでやりとりしているなら、LINEで構いません。

「◯◯様、本日はありがとうございました。 お見積は◯月◯日（◯）までにお送りします。 ご不明な点があれば、いつでもご連絡ください。」

お礼と日付だけです。LINEで長い文章を送ると、かえって読まれにくくなります。

お礼メールでやってしまいがちな失敗

NG例1：長いお礼と会社紹介で、日付が埋もれる

丁寧に書こうとして、お礼を長く書き、会社の強みまで添える。すると見積の日付が最後の一行に押し込まれます。相手が知りたいのはその日付です。

直し方：日付は本文の前半に書きます。お礼は1〜2行で終えます。

NG例2：金額の目安を書いてしまう

調査の場の空気で、「だいたい◯万円くらいです」とメールに書いてしまう。あとで見積を作り込むと、思ったより上がることがあります。そのとき、メールに書いた金額が相手の頭に残っていて、話がこじれます。

直し方：金額の目安はメールに書きません。金額は見積で出し、メールには提出日だけを書きます。調査の場で口頭で聞かれたときも、「正確に計算してお出しします」と返しておくと安全です。

NG例3：「改めてご連絡いたします」だけで終わる

この一文には日付がありません。相手は、いつまで待てばいいのか分かりません。待ち方が分からないと、不安になって他の業者にも声をかけたくなるかもしれません。

直し方：「いつまでに」を必ず入れます。

NG例4：気づいた問題点を細かく書きすぎる

調査中に見つけた劣化や不具合を、親切のつもりでメールに全部書く。相手の不安だけが増えて、見積を見る前に気持ちが重くなります。

直し方：メールには「気になる点があり、詳しくは見積と一緒に説明します」と一行書くだけにします。写真や根拠も一緒に出せるので、見積と合わせたほうが伝わります。

約束した日に見積が間に合わないとき

日付を約束しても、間に合わないことはあります。部材の返事が遅れた、現場が押した、という理由です。そのときの動きを決めておきます。

約束の前日までに一報を入れる

例文です。

「◯◯様、お約束していた◯日のお見積ですが、◯◯の確認に時間がかかっており、◯日にお送りします。お待たせしてしまい申し訳ありません。」

理由は一文で済ませます。言い訳を長く書くと、かえって信用を落とします。新しい日付は、今度こそ必ず出せる日にします。

全部そろわなくても出せる形を用意する

すべての項目が固まらなくても、出せるものはあります。

• 工事の項目だけを先に並べたもの
• 金額が決まっている部分だけの見積
• 残りの項目の確定予定日をつけたもの

これを先に出して、残りの日付を伝えます。中途半端なものを出すのは雑に見られそうで怖い、という気持ちは分かります。ただ、項目を並べた資料が先に届くと、相手は「進んでいる」と受け取りやすいと私は見ています。もちろん、「仮の資料です。金額は確定後にお出しします」と一言添えるのが前提です。

黙って遅れるより、一言入れて遅れる

遅れること自体より、連絡がないことのほうが相手の不安を生むと私は見ています。これも仮説ですが、自分が客の立場だったときを思い出すと、そう感じる人は多いのではないでしょうか。遅れが分かった時点で、すぐ一報を入れます。

段取りで防ぐ

間に合わない一番の原因は、目の前の現場に押されて、見積づくりが後回しになることです。調査の日程を決めたら、見積を作る日もカレンダーに先に入れておきます。作業の時間に名前をつけて予約しておくイメージです。

送る前のチェックリストと、送ったあとにやること

送る前の5項目

確認すること	見るポイント
① 調査した日のうちに送るか	無理なら翌朝のうち
② お礼は1〜2行で済んでいるか	長いあいさつ・会社紹介は削る
③ 見た内容（場所・範囲）を書いたか	会社向けは未確認の範囲も書く
④ 見積の提出日を日付で書いたか	「改めて」だけにしない・必ず出せる日
⑤ 金額の目安をうっかり書いていないか	金額は見積で出す

送る前にこの表を見る習慣をつけると、多くの失敗は防げます。

送ったあとにやること

送ったあとは、約束した日の前日に、進み具合を自分で確認します。このとき、間に合うかどうかを正直に見ます。間に合わないと分かった時点で、すぐ一報を入れます。前日に気づけば、前の章の一報の例文がそのまま使えます。

見積を送るときの冒頭の書き方

お礼メールで約束した日付を守ると、見積のメールの冒頭で、そのことが相手に伝わります。

「◯◯様、先日お伝えした◯月◯日のお見積をお送りします。 現地調査で確認した◯◯を踏まえて作成しました。ご不明な点があれば、お気軽にご連絡ください。」

約束した日付に合わせて届けば、それだけで「ちゃんとした人だ」という印象が残りやすくなります。完璧な見積を作ろうとするより、約束した日に届けるほうが、信用につながると私は考えています。

見積を出すのに時間がかかる人ほど、先に1通出す順番が助けになります。今日の調査のあと、車に戻ったら、まず3行だけ打ってみてください。