入金が遅れている相手への催促メール例文｜関係を壊さない順番

催促メールが出せないのは、文面を知らないからではない

結論から言うと、初回は「催促」ではなく「入金状況の確認」として、支払期日から数日後〜1週間程度で送ります。反応がなければ2通目、3通目と段階を上げていく、その順番と例文をこのあと渡します。

支払期日を1日過ぎたことには気づいています。請求書のPDFも手元にあります。件名だけ「ご確認のお願い」と打って、本文は白紙のまま下書きフォルダに置いてある。そんな朝を過ごしている人がいます。

文面が分からないから送れないわけではありません。文面は検索すればいくらでも出てきます。それでも送れていないのは、催促のメールを送った瞬間、仕事の相手からお金を取り立てる側に変わる気がしている、という人が多いようです。

値段が言えない型かもしれません。金額を言うことが自分の値打ちを言うことになっていて、口に出せない型です。見積のときに金額を言えなかった人が、催促のときにも同じ壁にぶつかります。

入金がないこと自体が困るのではなく、催促しないと払ってもらえない相手だったと分かるのが嫌、という人が多いようです。信頼していた相手に「催促」という行為をする自分を、認めたくない気持ちがある、という人も多いようです。

でも、入金の確認は請求業務であって、頭を下げる行為ではありません。値段のときと同じで、金額は自分の点数ではなく仕事の条件です。だから1通目は「催促」ではなく「入金状況の確認」として出してかまいません。実務でも、初回は「入金状況の確認」としてやんわり伝え、返信がない場合に段階的に強めていく進め方が基本とされています。

強く言う練習をする必要はありません。1通目の役割を「催促」から「確認」に変えるだけで、送るための壁は低くなります。まずは、いつ・何を書いて送るかという順番を決めてしまいましょう。

営業のメール全般の書き方は営業メール例文の基本にまとめています。ここでは入金確認の場面に絞って、1通目から3通目までの例文を渡します。

1通目：支払期日の数日後に出す「入金状況の確認」例文

タイミングは、支払期日から数日後〜1週間程度が目安です。「もう少し待とう」が一番きついので、期日を過ぎてから毎日悩むのではなく、請求書を送った時点でカレンダーに「支払期日の3営業日後=確認メールを出す日」を入れておきます。悩む日数をなくす、という考え方です。

件名の実例です。

【ご確認のお願い】請求書No.2026-041（7月分）のご入金状況について

件名に請求書番号と請求対象を入れておくと、相手が探す手間が消えます。

本文の例文です。そのまま使えます。

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株式会社◯◯ ◯◯様

いつもお世話になっております。 ◯◯（自分の名前）です。

下記請求書につきまして、ご入金状況の確認のためご連絡いたしました。

・請求書送付日:2026年8月1日 ・請求書番号:No.2026-041 ・請求対象:2026年7月分業務委託費 ・お支払期日:2026年8月31日 ・現時点でのご入金確認:未確認

行き違いでしたら恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

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必ず入れる情報は4つだけです。

項目	内容
請求書の送付日	いつ送ったかを明記
請求書番号と請求対象	何の請求かを特定できる情報
支払期日	契約上の期日
現時点での入金確認状況	未確認・一部確認など事実だけ

この4つが揃っていれば、相手は請求書を探し直さずに動けます。

NG例です。

「まだご入金が確認できておりませんが、いかがでしょうか」

これだけの1行では、相手は請求書を探すところから始めることになります。探す手間がある連絡は、後回しにされます。

1通目に入れてはいけないものは、期限の再設定、今後の対応の予告、遅延そのものへの言及の強調です。ここで強めてしまうと、2通目・3通目で上げる余地がなくなります。1通目はあくまで確認、と役割を決めておきます。

2通目：入金予定日を聞く（1通目から3日〜1週間後）

1通目で反応がなければ、2通目です。タイミングは初回連絡から3日〜1週間程度が目安です。2通目では、再確認と入金予定日の確認という段階に進みます。

変えるのは語調の強さではなく、聞くことの中身です。

「ご確認ください」だけでは、相手は何をすればいいか決まりません。

「恐れ入りますが、現時点でのご入金予定日をお知らせいただけますでしょうか」であれば、返信で書くことが1つに決まります。

例文です。

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株式会社◯◯ ◯◯様

お世話になっております。◯◯です。

9月4日にもご連絡いたしました、請求書No.2026-041の件で再度ご連絡いたしました。

現時点でご入金が確認できておりません。恐れ入りますが、現時点でのご入金予定日をお知らせいただけますでしょうか。

行き違いがございましたら、その旨もあわせてお知らせください。

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1通目の送信日を明記する一文を入れると、相手の社内でも経緯が伝わります。

2通目でメールから電話に切り替える判断基準は2つです。メールが届いていない可能性(迷惑メールフォルダに入っている、担当者が異動した)と、担当者が社内で止まっている可能性です。この2つはメールの文面だけでは分かりません。

電話の第一声の例文です。「先日メールでもご連絡した◯◯の件で、届いているか確認のお電話です」。相手が「確認します」と答えたら、「いつ頃分かりそうですか」まで聞いて電話を終えます。責めず、事実確認だけに絞ります。

もし返信で金額や内容についての疑義が来た場合は、催促から契約内容の確認に切り替えます。感情的に反論せず、発注時のメールや契約書の該当箇所を添えて、事実だけを提示します。ここで言い争いにすると、入金そのものがさらに遅れます。

NG例は、2通目で謝ることです。「催促のようになってしまい申し訳ありません」と書くと、確認をすること自体が悪いことだという前提を自分から作ってしまいます。確認は請求業務であって、謝る対象ではありません。

3通目：支払期限を明示して、今後の対応を伝える

複数回連絡しても反応がない場合に、支払期限の明示と今後の対応の案内へ進みます。1通目・2通目の段階を飛ばして、いきなり3通目の強さで出さないことが原則です。

例文です。書くのは日付と事実だけです。

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株式会社◯◯ ◯◯様

お世話になっております。◯◯です。

請求書No.2026-041につきまして、9月4日、9月11日と2度ご連絡いたしましたが、現時点でご入金が確認できておりません。

金額:◯◯円 新たなお支払期限:2026年9月30日

恐れ入りますが、上記期日までにご入金いただきますようお願いいたします。期日までにご入金または本件についてのご連絡がない場合、今後の対応について改めて検討させていただきます。

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「誠意ある対応を」「しかるべき対応を」といった感情語・脅し文句は入れません。こうした言葉は相手の社内で共有されたときに角が立つだけで、支払いの順番が早まるわけではないからです。

この先(内容証明の送付や専門家への相談)は、一般的な考え方の説明にとどめます。個別の状況での判断は、弁護士など専門家に相談してください。

3通目まで来た相手と次の取引をどうするかは、また別の判断です。ここまでの経緯は、取引先ごとのメモに日付つきで残しておきます。次に見積を出すときの判断材料になります。

相手の会社の中で、そのメールがどう扱われるか

入金の遅れの多くは、担当者が請求書を手元に置いたまま経理へ回せていない、締め日をまたいだ、振込担当が不在だった、といった事務の目詰まりの形をとります。断定はできませんが、こうしたケースが多いようです。

だから判断基準は「そのまま社内に転送できる文面か」です。件名に請求書番号、本文冒頭に4情報、依頼は1つだけ。担当者は多くの場合、社内で経理に依頼する側に回ります。転送しづらい文面は、そこで止まります。

転送しづらい文面を、修正前・修正後で並べます。

前置きの挨拶が長く、用件が下にある

修正前:「いつも大変お世話になっております。日ごとに秋の気配が深まってまいりましたが、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。さて、先日納品させていただきました件につきまして、実は少し確認させていただきたいことがございまして……」

修正後:1行目に「請求書No.2026-041のご入金状況確認のご連絡です」を置き、続けて4情報を書きます。担当者は開いた瞬間に用件が分かり、経理へ転送するときも件名と1行目をそのまま使えます。

感情や事情が混ざっている

修正前:「弊社としましても資金繰りが厳しい時期でして、恐縮ですが早急にご確認いただけますと助かります」

修正後:「現時点でのご入金確認状況をお知らせください」。事情は書きません。事情を書くと、担当者は「急いだほうがよさそうだ」ではなく「個人的な事情に巻き込まれた」と受け取り、社内で共有しにくくなります。

複数の案件をまとめて1通で書いている

修正前:「請求書No.2026-041の件と、先月分のNo.2026-039の件、あわせてご確認いただけますでしょうか」

修正後:案件ごとに1通ずつ分けます。担当者が経理に依頼するとき、1通1案件のほうがそのまま転送でき、経理側も請求書と照合しやすくなります。

相手の担当者を責めない言い方も渡します。「社内でご確認いただく際に必要でしたら、請求書を再送いたします」の一文です。相手が社内で動きやすくなります。

BtoBの入金は、人が忘れるのではなく手続きが止まることで遅れます。だから催促は人格の話ではなく、手続きの話にします。

3通ぶんを1枚にした早見表

通目	送るタイミング	件名の型	本文に必ず入れること	相手に頼むこと	入れないこと
1通目	支払期日から数日後〜1週間	【ご確認のお願い】請求書番号＋請求対象	送付日・請求書番号・請求対象・支払期日・入金確認状況	入金状況の確認	期限の再設定、今後の対応、遅延の強調
2通目	1通目から3日〜1週間	【再度のご確認】＋1通目の送信日	1通目を送った日	入金予定日の回答	謝罪の言葉
3通目	複数回連絡後も反応がないとき	支払期限を明記	これまでの連絡日・金額・新しい期限・今後の対応	期日までの入金	感情語、脅し文句

送信前の3点チェックです。

1. 請求書番号は入っているか
2. 頼んでいることは1つだけか
3. 読み返して、感情の言葉が1つも残っていないか

この表をメモに残しておけば、次に別の相手で催促が必要になったときも、同じ順番でそのまま送れます。

催促そのものを減らすのは、次の見積書の1行

催促がつらいのは、支払いの条件を決めないまま納品しているからでもあります。条件が決まっていないと、期日を過ぎたあとの確認が「お願い」の形になってしまいます。

見積書や発注メールに入れる1行の実例です。

「お支払期日:納品月の翌月末日／お振込手数料は貴社ご負担でお願いいたします」

これを先に書いておくと、期日を過ぎたあとの確認は交渉ではなく、決めていた事実の確認になります。

納品と請求を離さないことも効きます。納品の連絡と請求書の送付を同じ日に済ませ、支払期日を納品メールの本文にも書いておきます。

期日を過ぎたら自動で気づく仕組みも作っておきます。請求書を送った日に、カレンダーへ「支払期日の3営業日後=確認メールを出す日」を入れておくだけです。忘れたころに思い出して気まずくなる状態がなくなります。

すでに取引が続いている相手には、いきなり条件を持ち出しにくいものです。その場合は次の発注のタイミングで「今後、請求書に支払期日を明記させていただきます」と一言添えるだけで十分です。相手を疑っているわけではなく、事務の手順を整えている、という伝え方になります。

今日やれることは、いま使っている見積書のテンプレートを開いて、支払期日の1行を足すところまでです。