日程調整メールの例文｜相手に選ばせる書き方

日程が決まらないのは、押しが弱いからではない

候補日を3つ送って、「調整してご連絡します」と返信が来る。そのまま5日が過ぎる。催促していいのか迷っているうちに、さらに日が経ってしまう。よくある展開です。

ここで「自分の押しが弱いからだ」「相手の中で自分の優先順位が低いからだ」と考えてしまいがちですが、原因はそこではないことが多いです。

返事が来ないこと自体より、送ったメールを既読のまま黙られていることの方がこたえるという人もいます。でも起きているのは、後回しにされる程度の相手だと思われたから、ではありません。相手に「選ぶ」作業ではなく「調整する」作業を渡してしまっているからです。

候補日を並べただけのメールを受け取った相手は、次の三手をこちらの代わりに引き受けることになります。

• カレンダーを開いて、空いている日を探す
• 社内やチームに確認を取る
• 返信の文面を考える

この三手のどこかで、相手の作業は他の仕事に押されて後回しになります。あなたを軽く見ているからではなく、単純に返信までの手数が多いからです。

この記事で渡す方法は1つだけです。相手の作業を「候補の番号をひとつ返すだけ」まで削ること。そのための例文と、候補日の出し方、返信を一手で終わらせる型を、このあと順番に見ていきます。

そのまま使える日程調整メールの例文（初回・再送・変更）

コピーしてそのまま使える形の例文を3つ出します。初回・再送・変更の3場面です。

初回に送るメール

件名：打ち合わせ日程のご相談（〇〇の件）

〇〇株式会社 〇〇様

お世話になっております。〇〇の件でご相談したく、ご連絡いたしました。

つきましては、お打ち合わせのお時間を頂戴できますでしょうか。以下の日程はいかがでしょうか。

①9月15日（火）14:00〜14:30 ②9月16日（水）10:00〜10:30 ③9月18日（金）15:00〜15:30

所要時間は30分を予定しております。オンライン（Zoom）を予定しておりますが、対面をご希望の場合はお申し付けください。

恐れ入りますが、会議室の仮押さえの都合がございますので、9月10日（木）までにご都合の良い番号をお知らせいただけますと助かります。

どうぞよろしくお願いいたします。

候補は3件、番号つき、所要時間、返信期限まで一通に入っています。相手がすることは番号を1つ選んで返すだけです。

返事がないときの再送メール

件名：Re: 打ち合わせ日程のご相談（〇〇の件）

〇〇様

お世話になっております。〇〇です。

先日ご相談させていただいた打ち合わせの件、候補日から日が経ってしまいましたので、あらためて候補を出し直させていただきます。

①9月17日（木）14:00〜14:30 ②9月18日（金）10:00〜10:30 ③9月24日（木）15:00〜15:30

お手すきの際に、番号でご返信いただけますと幸いです。

催促の言葉は入れません。「日が経ったので候補を出し直す」という事実だけを書き、前回のメールを引用せず新しい候補に差し替えます。相手にとって、古い日程を見返す手間が1つ減ります。

都合が合わなかったとき／こちらの都合で変更を頼むとき

都合が合わなかった場合の再提示例。

件名：Re: 打ち合わせ日程のご相談（〇〇の件）

〇〇様

ご返信ありがとうございます。いただいた日程では調整がつかず、申し訳ございません。

以下の候補ではいかがでしょうか。

①9月24日（木）13:00〜13:30 ②9月25日（金）10:00〜10:30 ③9月29日（火）15:00〜15:30

こちらの都合で変更を頼むときの例。

件名：打ち合わせ日程変更のお願い（〇〇の件）

〇〇様

お世話になっております。恐れ入りますが、社内都合により9月15日の打ち合わせを別日程に変更いただけますでしょうか。

代わりに以下の日程はいかがでしょうか。

①9月24日（木）10:00〜10:30 ②9月25日（金）14:00〜14:30 ③9月30日（水）15:00〜15:30

ご迷惑をおかけし申し訳ございません。どうぞよろしくお願いいたします。

謝罪は1行に収め、同じメールの中に代わりの候補を出します。謝罪だけを送って候補は後日、という形にすると、相手はもう一度こちらからの連絡を待つことになります。

候補日の出し方：3件・曜日つき・所要時間まで書く

候補日は3〜5つ程度が実務上の目安です。少なすぎると相手の選択肢を奪い、多すぎるとかえって相手を悩ませてしまいます。基準は3件、相手が多忙そうなときだけ5件に増やす、で十分です。祝日・年末年始・相手の休業日は、候補から外します。

やりがちなNG例を2つ挙げます。

「来週でしたらいつでも空いています」は、一見親切に見えますが、日程を作る作業を丸ごと相手に渡しています。相手は自分の予定表を見ながら、あなたの都合まで想像して候補を出さなければなりません。

「9/15、9/16、9/17」も避けたい書き方です。曜日がないと、相手は自分のカレンダーを開いて曜日を確認する手間が1つ増えます。「9月15日（火）14:00〜15:00」のように、曜日と終了時刻まで書きます。

所要時間は先に書きます。30分なのか60分なのかで、相手が探す空き枠の長さが変わるからです。所要時間が先に書いてあれば、相手はその長さの枠があるかどうかだけを見ればよくなります。

候補を並べる順番にも意味があります。本命の日を先頭に置くと、相手の返信を待つ間に自分の別の予定で埋まってしまうことがあります。押さえたい日は2番目に置くと、候補として残りやすくなります。

返信を一手で終わらせる：番号・期限・確定文のセット

候補には①②③と番号を振ります。「①でお願いします」の8文字で返信が完結する形にするためです。文章で日程を書き直してもらう必要はありません。

返信期限は日付で書きます。「お早めに」ではなく「9月10日（木）までにご都合をお知らせいただけますと助かります」と書きます。期限がないメールは、相手の中で優先順位がつかず、返信そのものが後ろに送られていきます。

期限を書くのが急かすようで気が引ける場合は、こちらの事情として理由を添えます。「会議室の仮押さえの都合で」「先に資料を用意したいので」といった一言を、期限の前に置くだけです。急かしているのではなく、こちらの都合を伝えているという形になります。

相手が番号を返してきたら、その日のうちに確定メールを送ります。日時・場所・所要時間・参加者・当日の連絡先を再掲し、決まったことを文字にして残します。口頭やチャットで日程が決まった場合も同じです。確定メールを1本送ることで、記憶違いや聞き違いを防げます。

可能であれば、確定メールにカレンダー招待を添えます。相手の予定表に直接残るので、後から見返す手間がなくなります。

受け取る側から見た、返信しづらいメール5つ

自分が「日程調整をお願いされる側」になったときのことを思い出してみます。どのメールが後回しになりやすいか、5つ並べてみました。

NGメールの型	相手側で発生する作業	直し方
所要時間が書いていない	30分か2時間かで空き枠の探し方が変わり、一度閉じて考え直すことになる	「所要時間30分」を候補日の前に書く
場所・オンラインの別がない	移動時間を足すかどうか判断できず、確定できない	「オンライン（Zoom）」「対面（貴社会議室）」を明記する
候補が1件だけ	断ると調整が振り出しに戻るので、返信そのものが重くなる	候補は最低3件、曜日つきで出す
用件が挨拶だけで内容がない	枠を取る理由が社内で説明できず、優先順位が下がる	件名と本文に「何のための打ち合わせか」を一言添える
予定表の公開URLだけが貼ってある	登録・選択・確認の三手をすべて相手が引き受けることになる	URLを送るときも、本文に候補3件を書き添える

こうして並べると、共通しているのは「相手に判断材料を渡していない」ことです。丁寧な言葉づかいより、相手が迷わず番号を選べるかどうかの方が、返信の早さを左右します。

日程調整ツールとメール、どちらで送るか

日程調整ツールを使うかどうかは、相手との関係で決めます。すでに取引がある相手や社内であれば、ツールのURLを送るだけで問題ありません。初回接触の相手、紹介経由で会う相手、相手が年上や役職者の場合は、メール本文に候補を書きます。

ツールのURLだけを貼るのがきついのは、相手の側に「登録・選択・確認」の三手が残るためです。使ったことのないツールに登録する手間は、候補日を1つ選ぶより負担が大きくなります。日程調整ツールを使えば効率化はできますが、初回のやりとりで使うと、こちらの手間を減らしたことの方が先に伝わってしまう場面があります。URLを貼る場合も、本文に候補3件を併記しておくと、相手はツールを開かなくても番号だけ返せます。

社内の定例的な日程調整はツールに任せ、社外との初回のやりとりはメール本文に候補を書く。この使い分けだけ覚えておけば十分です。他の場面の営業メールの例文も参考にしてください。

日程が流れたあとの一通（ここで切れる人が多い）

候補を出しても都合が合わず、「またご都合のよいときにご連絡ください」で締めてしまうことがあります。ここで相手の番になり、そのまま連絡が途切れてしまうことが多いです。

流れてしまったときは、一度こちらから引き取ります。「またそのうち」ではなく、次にこちらから連絡する日付を書きます。「10月上旬にあらためてご連絡します」の一文があるだけで、相手は「次はこちらから何か言わなくていい」と分かります。

相手の繁忙期を理由に流れた場合の例。

〇〇様

ご多忙とのこと、承知いたしました。落ち着かれた頃にあらためてご連絡させていただきます。10月上旬を目処にご連絡いたしますので、しばらくお時間をいただけますと幸いです。

相手が返信をくれないまま2週間経った場合の例。

〇〇様

お世話になっております。先日ご相談した打ち合わせの件、その後いかがでしょうか。もしお時間が取りづらいようでしたら、10月以降で改めて候補をお送りいたします。

ポイントは、カレンダーに「連絡する日」を先に入れておくことです。あとまわしになるのは意志の問題ではなく、日付が決まっていないからです。連絡日を決めてカレンダーに入れておけば、思い出す・思い出さないに関わらず動けます。

いま返事待ちのまま止まっている相手がいたら、1件書き出してみます。そして、次に自分から連絡する日付だけ決めます。名刺止まり型に近い状態から抜ける最初の一歩は、相手を動かすことではなく、自分の次の行動日を決めることです。