値上げを伝えたあとのフォローメール｜返事がない相手に送る3通の型

値上げの連絡に反応がないのは、高いと思われたからではない

値上げのお知らせを送って5日。送信は済んでいるのに、返信がない。担当者の顔を思い浮かべて、「高いと思われたかもしれない」と考え始める。

でも、値上げの連絡は、返事をもらう連絡に見えて、実は相手に「もう一度決め直す作業」を渡す連絡です。決め直すには、社内や家族に説明する材料と、その時間がいります。黙っているのは、金額への回答ではなく、材料と時間が足りていないサインかもしれません。

沈黙の中身は、だいたい3つに分けられます。

• 誰かに通す材料がない(上司や配偶者にどう説明するか、まだ言葉になっていない)
• 今は決める時期ではない(繁忙期、予算の締め、担当者の異動時期と重なっている)
• もう決めたが言いづらい(断る方に決めたが、切り出し方が見つかっていない)

ここに挙げた3つは、数字の裏づけがある話ではなく、現場で使ってきた経験則です。どれも、「高い」という返事ではありません。

出したあとに何をすればいいか、教わっていないだけかもしれません。「あとは相手の番」で止まってしまい、そのまま日にちだけが過ぎていきます。

ここで「その後、いかがでしょうか」とだけ送るのはNGです。相手の手元に何も材料を足していないので、黙っている理由がそのまま残ります。返事を急かす前に、まず相手が決め直すための材料を渡す。それが、このガイドで扱うフォローの中身です。

高いと思われたのではなく、まだ決められないだけかもしれません。そう考えると、次に送るメールの中身が変わってきます。

値上げのあとは3通で組む(いつ・何を・何を書かないか)

反応がないとき、やりがちなのが「1通に思いをすべて詰め込む」ことです。確認も、事情の説明も、お願いも1通に入れると、全部薄まって結局ただの催促に読まれます。

1通に1つの目的だけを持たせて、3通に分けます。

通数	送る時期の目安	その1通の目的	その1通には入れない言葉
1通目	通知の3〜5営業日後	届いているかの確認	ご検討状況
2通目	通知の2週間後	相手が社内で説明できる材料を渡す	値引き
3通目	通知の1か月後	期限を置いて締める	お願いします

この間隔は統計ではなく、自分の段取りの目安として書いています。相手の締め日や繁忙期が分かっていれば、そちらに合わせて前後させてかまいません。

反応がないからと毎週送るのはNGです。毎週のような短い間隔で送っても、返事が増えるとは限りません。増えるのは、相手が「断る」という決心をする回数だけ、ということもあります。

メールと電話の使い分けも決めておきます。値上げに至った理由の説明は口頭でもかまいませんが、金額・開始日・条件は必ず文字で残します。口頭の説明より、文字にしたもののほうが社内で回しやすいからです。

1通目:返事を求めない確認メール(そのまま使える文面)

件名で値上げを隠さないことが前提です。開いたあとに隠されていたと分かるほうが、相手の受け取り方は悪くなります。

件名例:「【ご確認】4月からの料金改定について(ご返信は不要です)」

本文に入れる中身は次の4つだけです(宛名・挨拶・署名は別)。

1. 先日の連絡が届いているかの確認
2. 変わる点を1行で要約(何が、いつから、いくらになるか)
3. 分からない点の受け皿(いつまで質問を受け付けるか)
4. 「ご返信は不要です」の一文

そのまま貼れる文面例です。

---

◯◯様

いつもお世話になっております。◯◯(自分の名前)です。

先日ご案内いたしました料金改定の件、行き違いがあってはと思い、念のためご連絡いたします。

改定の内容は、◯月分のご請求より、月額◯◯円から◯◯円への変更です。それ以外の内容にお変わりはございません。

内容についてご不明な点がございましたら、◯月◯日までにご連絡くださいますようお願いいたします。

なお、このメール自体へのご返信は不要です。何かございましたら、そのタイミングでお知らせください。

◯◯(署名)

---

金額と開始日は必ず本文に書きます。「添付をご確認ください」だけで済ませると、開かないまま埋もれやすくなります。

NG例は「ご検討状況はいかがでしょうか」です。これは相手に「まだ決めていません」と報告させる質問で、決まっていない人ほど返せなくなります。

「ご返信は不要です」と書くのは、返事の義務を外すためです。義務を外すと、かえって一行の返事が戻ってくることがあります。返事が来たら1通目の役目は終わりで、2通目は送らなくてかまいません。

2通目:相手が社内で説明できる材料を渡す

2週間たっても反応がなければ、2通目は「相手が上司や家族に説明するときに使える言葉」を渡す回です。

まず、値上げ理由の書き方を変えます。

• 変更前(こちらの事情):「原材料費と人件費の高騰のため、誠に勝手ながら料金を改定させていただきます」
• 変更後(相手が上司に言える言葉):「これまでと同じ納期と仕上がりを、今後もご提供し続けるための改定です」

前者は自分たちの都合の説明で、相手はそのまま社内で使えません。後者は相手が上司に一言で伝えられる言葉になっています。

本文に貼る比較表も出します。

項目	これまで	これから	変わらないこと
月額料金	◯◯円	◯◯円	納品物の品質・仕様
納期	◯営業日	◯営業日(変更なし)	対応の速さ
対応窓口	◯◯	◯◯(変更なし)	担当の顔ぶれ

効くのは「変わらないこと」の列です。相手が社内で通すときに使うのは、上がった金額ではなく、変わらない部分だからです。

全部を一律に上げるのではなく、選択肢を1つ添えるのも手です。たとえば「対応回数を減らして総額は据え置き」「今の条件を3か月だけ延長」のどちらかです。選択肢は2つまでにします。3つ以上になると比べる作業が増えて、また黙ってしまうことがあります。

このメールは、そのまま転送できる文にします。内輪の事情、値上げに至った苦労話、こちらの言い訳は書きません。転送された先で読むのは、まだ会ったことのない人だと考えて書きます。

メールの基本の組み立て方は営業メールの基本の型にまとめています。ここでは値上げのあとという場面に絞って書いています。

3通目:切る前に一度だけ、期限を置いて締める

1か月たっても反応がなければ、3通目で一度区切りをつけます。

期限は、相手を急かすためではなく、自分の段取りの都合として書きます。「◯月◯日で次の期の準備に入るため」のように理由を添えます。

※この書き方が使えるかは下記の注意を先に読んでください。

そのまま使える文面例です。

---

◯◯様

お世話になっております。◯◯です。

料金改定の件、◯月◯日までにご連絡がなければ、現在ご案内している内容のまま、新しい料金でお取引を継続させていただきます。

取りやめをご希望の場合も、この日までにお知らせいただければ大丈夫です。その場合のデータの返却や引き継ぎについては、あらためてご相談させてください。

◯◯(署名)

---

この「連絡がなければ継続」という書き方には注意が必要です。日本の法律では、沈黙は原則として同意にはあたりません。契約書に料金改定の手続きが具体的に明記されているなど、限られた場合を除いて、この書き方はそのままでは使えません。自動更新条項があるというだけでは、値上げの根拠にはならないのです。相手が一般消費者の場合は、さらに制限が加わります。使う前に、契約書の該当条項を確認してください。判断がつかない場合は、専門家に相談してください。

断る形も用意しておきます。続けない場合のデータ返却・引き継ぎ・最終納品日を1行書いておくと、相手は断りやすくなります。断りやすくすると、断らない人のほうがむしろ先に返事をくれることがあります。

NG例は「お返事いただけないと困ります」「今月中にご決断ください」です。困っているのはこちらの都合だと読まれ、相手は返す理由をなくします。

3通目を出したら、この案件のフォローは一度終わりにします。ここで区切りをつけないと、催促だけが続く関係になります。次に動くのは、値上げ通知日から6か月後です。それまでの間、この案件単位のフォローは行いません。

黙って離れた相手に、半年後に出す一通

3通出しても反応がなく、そのまま取引が終わることもあります。その相手にも、半年後に一通だけ送る余地があります。

離れた理由は聞きません。「なぜ切り替えられたのでしょうか」と聞くと、相手は断りの言葉を作らないといけなくなり、そこで関係が本当に終わります。

中身は3つだけです。

• 近況を1行
• 相手に使える情報を1つ(相手の業界の制度変更、自分の対応範囲が増えたことなど)
• 「今すぐ何かのお願いではありません」の一文

文面例です。

---

◯◯様

ご無沙汰しております。◯◯です。

その後いかがお過ごしでしょうか。先日、◯◯に関わる制度が変わるという話を耳にしたので、念のため共有させていただきます。

今すぐ何かをお願いする連絡ではありません。またお近くにお越しの際にでも、お声がけいただければうれしいです。

◯◯(署名)

---

「またお願いします」「ご検討いただけませんか」は入れません。頼まないから出せる、という順番で書きます。

送る日は先に決めておきます。値上げの通知を出した日に、カレンダーへ6か月後の予定を入れておきます。思い出したときに送るやり方は、思い出さないまま切れていくことが多いです。

NG例は、反応がないからと値上げを撤回して「元の金額に戻します」と送ることです。戻すなら理由と期間を必ず付けます。無条件に戻すと、次に値上げを伝えるときの説明が難しくなります。

送る前に見るいくつかの項目(このまま出していいかの判定)

送信ボタンを押す前に、次のいくつかの項目を確認します。

1. 1通の目的が1つになっているか
2. 催促の言葉が入っていないか
3. そのまま転送できる内容になっているか
4. 金額と開始日が本文にあるか
5. 返事の期限か「返信不要」のどちらかが書いてあるか
6. 断る方法が書いてあるか
7. メールの件名だけで内容が分かるか

「催促の言葉」にあたるものを具体的に挙げます。

• ご検討状況
• 再度のご連絡となりますが
• お返事お待ちしております
• お忙しいところ恐縮ですが(枕だけで中身が続かない場合)

送信前に、一度声に出して読みます。読んでいて気まずくなる一文があれば、受け取る側も気まずく感じています。その一文を消しても、用件はたいてい通ります。

今どの通を出す番かは、値上げの通知を出した日からの日数で判断します。3〜5営業日なら1通目、2週間なら2通目、1か月なら3通目です。3通目を出したあとは、通知日から6か月がたつまで、この案件単位のフォローは行いません。6か月たったら、催促ではなく半年後の一通に切り替えます。