見積書を送るときの添え状メール例文｜金額だけ送らない

見積書を送ったあと、返事が来ないまま日が過ぎることがあります。金額が高いからだと思いがちですが、実際は添え状の中身が薄いだけのことがほとんどです。ここでは、そのまま使える添え状メールの全文と、金額の伝え方、送ったあとの動き方までをまとめます。

返事が来ないのは金額のせいではない。まずはそのまま使える添え状メール全文

見積書は金額しか語らない

見積書だけを送ると、相手の手元に残る情報は「総額」しかありません。総額しか残らないと、相手にできることは他社と比べることだけになります。添え状は挨拶文ではなく、金額の読み方を説明する説明書だと考えてください。金額の横に、何が含まれていて、いつまで有効で、次にどちらが動くかを書いておけば、相手は比べる以外の判断ができるようになります。

初めての相手に送る全文例（コピーして使える1通）

以下、そのまま使える全文です。件名・宛名・本文の〇〇部分だけ入れ替えて使ってください。

件名：お見積書送付のご案内（店舗紹介ページ制作の件）／〇〇（屋号）

株式会社〇〇　〇〇様

お世話になっております。〇〇（屋号）の〇〇です。 9月3日にお話しいただいた、店舗紹介ページ5ページ分のお見積書をお送りします。

・合計 〇〇円（税別） ・内訳は設計・制作・初回修正まで ・写真撮影と原稿作成は別途

見積の有効期限は9月30日までとさせていただきます。写真素材はご支給いただく前提でのお見積です。 9月11日（金）までに気になる点がなければ、14日（月）に一度こちらからご連絡します。ご不明点があればいつでもご返信ください。

見積書（PDF）を添付しております。よろしくお願いいたします。

件名だけで案件が分かり、本文だけで金額の中身が分かり、次に誰が動くかまで書いてあります。これで1通が完結します。

すでに取引がある相手に送るときは、変える行だけ差し替える

すでに取引がある相手に送るときは、全文を作り直す必要はありません。自己紹介の2行を削り、代わりに「前回からの変更点は〇〇の1点です」を入れるだけです。たとえば前回はページ数3、今回は5に増えた場合なら、「前回のお見積からの変更点は、ページ数を3から5に変更した1点です」と1行書きます。差分だけを対比で見せれば、相手は変わった理由をそこだけ確認すればよくなり、読み返す手間が減ります。

NG例:「お見積です。ご確認ください。」の1行だけ

この1行だけで送ると、相手は金額の妥当性を自分で組み立てるしかなくなります。何にいくらかかっているのか、いつまでの金額なのか、次に何をすればいいのか。すべて相手側の仕事になり、判断は後回しにされます。金額が高いから返事が来ないのではなく、判断材料が足りないから止まっているだけのことが多いです。

添え状メールは6ブロックでできている（どこを削ると何が伝わらなくなるか）

6ブロックの一覧表

添え状メールは、次の6つのブロックでできています。

ブロック	役割	書く分量	削ったときに起きること
①件名	何の話か開かずに分かる	1行	埋もれる・後回しにされる
②宛名と一文目	誰宛かを明確にする	2〜3行	転送されたときに迷子になる
③何の見積か	案件を特定する	1〜2行	複数社に相談中だと分からなくなる
④金額の要点	PDFを開かずに判断できる	3行	総額だけが独り歩きする
⑤有効期限と前提条件	条件を先に示す	1〜2行	あとで「聞いていない」が起きる
⑥次の一手	誰がいつ動くかを決める	1行	「あとは相手の番」で止まる

この6つのうち、削って一番揉めるのは③、削って一番静かに止まるのは⑥です。揉めるものは目に見えるので直しやすく、静かに止まるものは気づかれないまま日が過ぎていきます。6つとも1〜2行で足りるので、全部入れても長い手紙にはなりません。

③案件の特定を省くと、あとで一番揉める

「先日の件」「ご相談の件」だけで送ると、相手が複数社に声をかけている場合、どの話への見積か分からなくなります。「9月3日にお話しいただいた、店舗紹介ページ5ページ分のお見積です」まで書けば、相手は見積書を開く前に案件を特定できます。日付と数量、この2つを入れるだけで特定できることがほとんどです。

⑤前提条件は謝罪ではなく条件として書く

「写真素材はご支給いただく前提です」のように、含まれないものを1〜2行で先に出します。ここで避けたいのは「ご予算に合わない場合はご相談ください」という一文で、金額の話が始まる前に自分から下げる形になってしまいます。前提条件は謝る場面ではなく、条件を確認する場面だと考えると、書き方が変わります。「〜は含まれません」ではなく「〜は別途となります」と書くだけでも、印象は変わります。

金額は総額だけ書かない。メール本文に置く「内訳の要点3行」

PDFを開かなくても分かる3行の型

本文には、次の3行を置きます。

・合計 〇〇円（税別） ・内訳は設計・制作・初回修正まで ・写真撮影と原稿作成は別途

作り方の手順は、見積書の項目から金額の大きい順に2つ選び、それ以外は「ほか一式」でまとめるだけです。PDFを開かなくても、相手はこの3行で総額の中身を把握できます。項目を全部書き出す必要はありません。

幅を持たせたいときはA案・B案の2択で出す

松竹梅で3つの選択肢を作ると、相手は比べる作業が増えて迷います。範囲が違う2案を、金額と期間つきで並べる方が決めやすくなります。

・A案　5ページ・〇〇円・4週間 ・B案　3ページ・〇〇円・3週間

どちらも金額・ページ数・期間の3点をそろえて並べることで、相手は「何を諦めれば安くなるか」を自分で判断できるようになります。3案以上にすると、逆にどれも決め手がなくなります。

NG例:「ご予算に応じて調整可能です」

「ご予算に応じて調整可能です」と先に書くと、その金額は上限として読まれてしまいます。書くなら「ページ数を減らす形での調整はできます」のように、何をどうすると下がるのかを具体的に示します。調整の余地を先に見せるのではなく、調整の方法を見せる、という違いです。

「ご検討ください」で終わらせない。次に自分が動く日を一文で決める

置き換え例文集

「ご検討のほどよろしくお願いいたします」を、次のように置き換えます。

「9月11日（金）までに気になる点がなければ、14日（月）に一度こちらからご連絡します」

場面によって、次のように使い分けます。

• 着手枠が埋まりそうなとき:「着手枠が1つ空いております。10月上旬までにお決めいただけますと調整しやすくなります」
• 相手が忙しいと分かっているとき:「お忙しいと思いますので、こちらから来週半ばにご連絡します」
• 社内の誰かに見せると分かっているとき:「ご相談の際にご不明点が出ましたら、その場でも構いませんのでご連絡ください」

期限は相手への催促ではなく、自分の予定として書く

「いつまでにお返事ください」ではなく、「〇日に連絡します」「〇月中旬から着手できる枠が1つ空いています」と書きます。相手の返事を待つ形から、自分の次の行動を宣言する形に変えるだけで、追いかける口実が最初から手元に残ります。催促ではなく、自分の予定を伝えているだけなので、送るときの気まずさも減ります。日付を1つ入れるだけの手間で、連絡するタイミングに毎回迷わずに済みます。

返事が来なかったときの2通目（3行）

謝らない、催促しない、新しい情報を1つ足す。この3つだけを守ります。

「先日お送りした見積の件、ご不明点があればいつでもご連絡ください。着手枠は10月上旬まで確保しています。」

相手の番型かもしれない

返事が来ないまま日が過ぎるとき、相手の番型かもしれません。出したあとに何をすればいいか習っていないので、「あとは相手の番」で止まってしまう型です。返事が来ないのがつらいのではなく、金額を見て黙られたのがつらいのだと思います。高いと思われたのではなく、決められないだけかもしれません。

そのメールは、相手が誰かに見せるときそのまま使われる

受け取った人が一人で決めるとは限らない

小さな会社であれば、共同経営者や現場の担当者、家族に画面を見せて相談することがあります。添え状は本人向けの手紙であると同時に、その場に自分がいないときの代弁になります。

そのまま見せられるかの3条件

そのまま見せられるかどうかは、次の3条件で決まります。

①案件名と日付が本文にある ②金額と含まれる範囲が本文にある（PDFを開かなくても分かる） ③専門用語に一言の言い換えが添えてある（例:「レスポンシブ対応（スマホでも崩れない作り）」）

この3つがそろっていれば、相手は画面を見せるだけで説明を済ませられます。逆にどれか1つでも欠けると、見せられた側が代わりに説明する場面が増えます。

失敗例:本文が「先日の件です、ご確認ください」だけ

見せられた側は何の話か分からず、質問が本人に戻ります。そこで確認のやりとりが1往復増え、判断はまた止まります。本文が短いほど丁寧に見えますが、実際は相手の説明の手間を増やしています。

添付はPDF。件名とファイル名で中身が分かるようにする

PDFにする理由は2つ

見積書はお金に関わる重要な書類で、PDFで送る理由は2つあります。1つ目は、PDF形式は編集できない設定にしておけば閲覧だけで追記などができず、金額に関わる書類の送り方として適していることです。2つ目は、PDF編集ソフトを使えばパスワードの設定や操作制限などのセキュリティ対策もできることです。ExcelやWordのまま送ると、レイアウトが崩れる、数字を触れてしまう、といった心配が残ります。

ファイル名の付け方（具体例）

「20260910_お見積書_〇〇商店様_店舗サイト制作.pdf」のように、日付・書類名・相手先・案件名の4点をファイル名に入れます。相手のパソコンに保存されたあと、検索で見つけてもらえる形にしておくためです。「見積書.pdf」のような名前では、あとから探すときに埋もれてしまいます。案件が複数進んでいるときほど、この一手間が効いてきます。

件名は誰が見てもひと目で内容が分かる言葉に

件名は、誰が見てもひと目で内容がわかる言葉をつけるのが基本です。「お見積書送付のご案内（〇〇の件）／屋号・氏名」のように書きます。「ご連絡」「先日はありがとうございました」は開かれない・埋もれる件名です。また、返信のたびに件名を書き換えず、同じ案件のやりとりを1本のスレッドにまとめておくと、あとから見返すときにも迷いません。

送信前チェック（7項目）

7項目のチェックリスト

送信前に、次の7項目を確認します。

• 件名だけで何の見積か分かるか
• 宛名の社名・氏名の漢字は合っているか
• 何の案件かが本文に書いてあるか
• 総額・含むもの・含まないものが本文3行にあるか
• 有効期限が入っているか
• 次にこちらが連絡する日が書いてあるか
• PDFが添付されていて、ファイル名が読める形か

送信後にやることは1つだけ

カレンダーに「〇日 〇〇様 見積のフォロー」を入れます。ここまでやって、ようやく送付が終わります。思い出したときに連絡する運用にすると、日が空くほど連絡が出しづらくなります。

宛先ミスと添付漏れの防ぎ方

本文を書き終えてから宛先を入れる、添付を先につけてから本文を書く、の2つの順番を変えるだけです。特に添付漏れは、本文を書き終えた直後に送信ボタンを押してしまうときに起きやすいので、添付を先に済ませておくと防げます。

金額だけでなく、案件名・期限・次の一手まで書いた1通が、相手が動くきっかけになります。営業メール全般の言い回しに迷ったときは、営業メールの例文集もあわせて確認してください。