契約更新の前に送るメール｜条件の見直しを切り出す例文

契約更新メールは5つの順番で書く（そのまま使える例文つき）

条件の見直しを切り出すメールは、「更新時期のお知らせ→お礼→見直したい点→相談の打診→返事の期限」の順に書きます。全文の例文を先に載せます。

5つの順番

順番	パート	役割
①	更新時期のお知らせ	用件を最初に言う。謝罪から入らない
②	これまでのお礼	具体的な出来事を1つ。定型の礼で終わらせない
③	見直したい点	何を、なぜ。理由は仕事の中身で書く
④	相談の打診	決めつけず、話す場を作る
⑤	返事をもらいたい時期	日付で書く。相手が動ける形にする

例文（全文）

単価の見直しを相談する1通です。金額は空欄にしてあります。自分の数字に置き換えてください。

件名：〇月の契約更新について（ご相談）

株式会社〇〇 〇〇様

お世話になっております。〇〇の〇〇です。 〇月の契約更新の時期が近づきましたので、来期の条件についてご相談させてください。

この1年は、〇月のリニューアル対応をご一緒できて、私自身も勉強になりました。ありがとうございます。

来期の条件について、見直したい点があります。 契約当初は、月〇回の修正対応を想定していましたが、実際には月〇回ほどの対応が続いています。この差分に合わせて、条件を整えたいと考えています。

	現行	変更案
月額	〇円	〇円
修正対応	月〇回想定	月〇回まで

金額を変える形のほかに、対応範囲を絞る形でも調整できます。〇〇様のご都合に合う形を、ご一緒に決められればと思います。

〇日頃までに、ご都合をお聞かせいただけますでしょうか。15分ほどのお電話でも、メールでも構いません。

どうぞよろしくお願いいたします。

〇〇（署名）

③の「この差分」は、相手が数字を見て判断できる材料です。ここだけは自分の仕事の実態に書き換えてください。

各パートのNG例と言い換え

①謝罪から始めない

• NG：「大変心苦しいのですが、お願いがありまして…」
• OK：「更新の時期が近づきましたので、来期の条件についてご相談させてください」

謝罪から入ると、相手は「何か悪い話だ」と身構えます。事務連絡なので、用件から書いて構いません。

③理由を「物価高騰のため」だけで終えない

• NG：「物価高騰のため、単価の改定をお願いします」
• OK：「契約当初は月2回の想定でしたが、いまは月4回ほどの修正対応になっています。その分を条件に反映させたいです」

物価の話だけでは、相手が社内に説明する材料になりません。作業量や範囲の変化を具体で書くほうが、相手も通しやすくなります。

②お礼は出来事を1つだけ

• NG：「いつも大変お世話になっております。日頃より格別のご高配を賜り」
• OK：「〇月のリニューアル対応をご一緒できて、勉強になりました」

お礼を何行も書く必要はありません。1つの出来事で足ります。

条件の見直しが書き出せないのは、文章力の問題ではない

場面：件名だけ打って閉じる

カレンダーに更新月が近づいている。「今年も同じ条件でいいか」と思って下書きを開き、件名に「契約更新について」まで打つ。そこで手が止まり、画面を閉じる。そのまま自動更新の日が過ぎている。

この場面に心当たりがある人は、少なくないと思います。

例文を知らないからではない

例文が足りないからでも、交渉が苦手だからでもありません。

値段が言えない型かもしれません。金額を口にすることが、そのまま自分の値打ちを言うことになっていて、言葉にできなくなる型です。

値上げを言い出した瞬間、「自分の仕事はもっと高い」と言い張っているような気がする。そう感じている人が多いようです。

ただ、値段は自分の点数ではありません。仕事の条件です。来年の条件をどうするかは、評価のお願いではなく、取引先と決める事務連絡です。

「評価してくれ」ではなく「一緒に決めましょう」と書く

条件の見直しを、「来年の条件を一緒に決めましょう」という連絡として書く。そのための順番が、前の章の5つの順番です。営業メール全体の土台は、営業メール全体の書き方にまとめています。

「見直したい点」は値段から書かず、仕事の中身から書く

値段だけを書くと、値段の話しかできなくなる

「単価を上げたいです」の一文だけだと、相手は高いか安いかでしか判断できません。返ってくるのも「予算が厳しい」か「いいですよ」の二択になります。

先に書くのは、この1年で増えた作業です。中身が見えれば、相手は金額を「作業に対する条件」として読めます。

中身を分けて書く手順

4行で書けます。

1. 契約当初の作業範囲
2. いま実際にやっている作業
3. その差分
4. 差分に合わせた条件

例はこうです。

契約当初：月2回の修正対応を想定 現在：月4回ほどの修正対応と、毎月の報告資料の作成 差分：修正対応が倍になり、報告資料が追加された 来期の条件：月額を〇円から〇円へ、またはご相談の上で対応範囲を調整

自分の仕事の記録（メールの履歴、請求の内訳、作業メモなど）を見返すと、差分は意外と拾えます。拾えたものだけ書けば十分です。拾えないものを盛る必要はありません。

値上げ以外の見直しも選択肢に入れる

見直しは金額を上げるだけではありません。次のような選択肢があります。

• 対応範囲を絞る（修正は月〇回まで、など）
• 納期を延ばす
• 支払い条件を変える

「金額を上げる」か「作業を減らす」かを、相手に選んでもらう書き方もできます。

来期は、次のどちらかの形でご相談できればと思います。 A：現在の対応範囲のまま、月額を〇円に改定する B：現在の月額のまま、修正対応を月〇回までとする

二択にすると、相手は「断るか受けるか」ではなく「どちらにするか」で考えられます。値段が言えない型で止まっている人にとっては、金額を単独で言わずに済む形でもあります。

送る時期と、返事が来ないときの次の1通

送るのは更新日の直前ではない

まず契約書を開いて、更新条項を確認します。見るのは次の点です。

• 自動更新か
• 解約や条件変更を申し出る期限があるか

期限があるなら、その期限より前に送ります。期限の決まりがない場合も、相手が社内で検討する余裕を見て、早めに出すのが無難です（目安であり、取引先や契約によって違います）。

更新日の直前に送ると、相手は検討する時間が取れず、「今回は据え置きで」と返すしかなくなることがあります。

返事の期限をメールに書く

「ご検討ください」だけで終えると、相手の中で後回しになりやすくなります。日付で書きます。

• NG：「ご検討のほど、よろしくお願いいたします」
• OK：「〇日頃までに、ご都合をお聞かせいただけますでしょうか」

期限は急かしているのではなく、相手が動くための目印です。「頃」を付ければ、きつく響きません。

返事が来ないときの催促メール例文

期限の2〜3日後に、短い1通を送ります。

件名：Re: 〇月の契約更新について（ご相談）

〇〇様

お世話になっております。〇〇です。 先日お送りした来期の条件の件、ご検討の状況はいかがでしょうか。 15分ほど、お電話でお話しできればと思います。〇日か〇日のご都合はいかがですか。

よろしくお願いいたします。

ポイントは、メールを重ねるのではなく、会話に移すことです。メールで詳しく書き直すより、15分の電話のほうが早く決まることがあります。

受け手の側から見ると、条件見直しのメールはどう読まれるか

更新の相談は「続けるつもりがある」という連絡でもある

発注する側から見ると、更新前の条件相談は、関係を続ける意思の表れとも読めます。これは断定ではなく、そういう見方もできるという話です。

黙って条件を変えたり、更新後に急に請求額が変わったりするより、前もって相談してくれる相手のほうが続けやすい。そう受け取る人は多いのではないかと、私は見ています。

受け手が困るメール3つ

1. 理由がなく金額だけ書いてある。 相手が社内に説明できません
2. 謝罪が長く、本題が最後にある。 何を決めればいいのか分かりません
3. 「ご検討ください」だけで期限がない。 結局、後回しになります

3つとも、文章のうまさではなく、順番の問題です。5つの順番に当てはめれば避けられます。

受け手が社内で通しやすい書き方

相手が担当者の場合、上司や経理に確認を取る必要があります。そのとき、メールをそのまま転送できると助かります。

変更点は、本文に「現行／変更案」の2列表で入れておきます。

	現行	変更案
月額	〇円	〇円
修正対応	月〇回想定	月〇回まで
支払い条件	月末締め翌月末払い	変更なし

変わらない項目も「変更なし」と書いておくと、相手は「どこが変わるのか」を探さずに済みます。

断られたとき・値下げを返されたときの返し方

「今回は据え置きで」と言われたら

すぐ引き下がらず、範囲を減らす案を1つだけ出します。

ご事情、承知しました。それでは、現在の月額のまま、修正対応を月〇回までとする形ではいかがでしょうか。

案は1つで十分です。いくつも並べると、相手が選べなくなります。

逆に値下げを求められたら

その場で受けません。「中身を見直した案をお送りします」と持ち帰ります。

ご要望、ありがとうございます。作業の範囲を整理した上で、〇日までに案をお送りします。

聞かれたその場で安くすると、中身の議論が飛んでしまいます。下げることが誠実さだと思って、つい受けてしまう人は多いです。ただ、持ち帰って「作業を減らした案」を出せば、誠実さと自分の条件の両方を守れます。

断られても自分の価値は下がらない

条件が合わなかったのは、仕事の条件の話です。腕の評価ではありません。

今回は据え置きでも、次の更新で見直す約束だけは取っておきます。

承知しました。今回は現行のままで更新します。来期の更新の前に、改めて条件を見直すお時間をいただけますか。

この一言があるだけで、来年のメールが「突然の値上げ」ではなく「約束していた相談」になります。

送る前のチェックリストと、今日やること

送信前チェックリスト（持ち帰り用）

• □ 冒頭が謝罪になっていない
• □ お礼に具体的な出来事が1つある
• □ 見直したい点が、作業の中身から書かれている
• □ 変更点が「現行／変更案」で分かる
• □ 返事の期限が日付で入っている
• □ 契約書の更新条項・申し出期限を確認した

今日やること

1. 契約書を開いて、更新日と申し出期限を確認する
2. カレンダーに「送信日」を入れる
3. 下書きは、例文の③だけ自分の言葉に書き換える。ほかは例文のままで出せます

全部を完璧にしてから送る必要はありません。③が書けたら、出せる状態です。

法的な扱いの注意

この記事は、契約更新の連絡についての一般的な考え方の説明です。契約条項の解釈や、取引上のルールが関わる判断は、個別の契約によって変わります。個別の判断は、弁護士など専門家に相談してください。