打ち合わせ後の議事録メール例文｜相手が社内でそのまま使える形で送る

議事録メールが書けないのは文章力の問題ではない

打ち合わせが終わって席に戻り、「議事録を送らなきゃ」と思いながら気づけば1時間が経っている。そういう場面は珍しくありません。パソコンを開いても、何から書けばいいか決まらず、結局あとまわしにしてしまう。

もう一つの理由は、送ったあとに何をすればいいか習っていないことです。出せば終わりだと思っているので、「あとは相手の番」で止まってしまいます。

送るのが遅いのは、だらしないからではありません。何を残すか決めていないから、全部残そうとして手が止まるからです。「あの発言も入れたほうがいいか」「この話は前置きだから省いていいか」と一つひとつ迷い、迷っているうちに他の仕事が入り、気づけば夕方になっています。

議事録メールは自分の記録ではなく、相手が社内で使う材料です。誰が・何を・いつまでにやるかさえ決まっていれば、文章がうまいかどうかは関係ありません。逆に、文章はきれいでも決定事項がどこにあるか分からないメールは、相手にとって使えないメールです。相手は議事録を読んで、自分の上司に「結局、何が決まったんですか」と聞かれずに済む形を求めています。

やってしまいがちなのが、打ち合わせの会話を時系列で全部書き起こすことです。「まず御社の近況をうかがい、次に弊社サービスの説明をし、そのあと質疑応答があり」と順番に書いていくと、冒頭の雑談から最後の雑談までを含めてA4で2枚近くになり、相手は読まずに閉じます。読む側は「今日何が決まったか」だけを知りたいのに、それを探すために全文を読まされる形になってしまいます。

この記事で渡す方法は1つだけです。「決まったこと」「持ち帰り」「次の日付」の3行を先に書き、それ以外はあとから足すという順番です。会話の流れを思い出す前に、この3行だけを先に埋めてしまいます。業務時間の約3割がメール対応に費やされているという調査があります。相手も同じだけメールに埋もれている前提で、長さより先に結論を置くことを優先します。

そのまま使える議事録メールの例文(打ち合わせ翌営業日まで)

まず完成形を出します。件名と本文をこのままコピーして、固有名詞だけ入れ替えれば送れる形です。

件名: 【議事録】9/8 ○○の件の打ち合わせ

本文:

本日はお時間をいただきありがとうございました。決まったことと次の動きを下記にまとめました。認識違いがあればご指摘ください。

【決まったこと】 ・(1点目) ・(2点目) ・(3点目)

【こちらの宿題】 ・(担当・内容・期限)

【そちらへのお願い】 ・(内容・期限の目安)

【次回】 ・◯月◯日ごろ、進捗をご共有します。

ご確認のうえ、修正点があれば◯日までにご返信いただけますと助かります。

件名は「【議事録】+日付+案件名」の型で固定します。相手が数か月後に検索して見つけられる形にしておくと、あとで案件を追うときに探す手間がなくなります。「打ち合わせの件」「先日はありがとうございました」のような件名は、検索したときに埋もれてしまいます。

冒頭の2行は「お礼」と「これから何が書いてあるか」を先に示す役目です。ここで本文の見取り図を渡しておくと、相手は安心して先を読めます。いきなり箇条書きから始まると、相手は何を読まされているのか分からないまま読み進めることになります。

締めの1行に期限を書くのは、急かすためではありません。相手の社内スケジュールを守るために、いつまでに動けばいいかを先にこちらから示しておくためです。期限を書かずに送ると、相手は他の仕事を優先し、結局返事が来ないまま日が空きます。

送るタイミングは、その日のうちが理想で、遅くとも翌営業日の午前までです。日が空くほど「言った・言わない」が起きやすくなります。すぐに全部を書き切れないときは、まず「決まったこと」だけ先に送り、宿題や次回日程はあとから追記で送っても構いません。

多いNG例が、「取り急ぎ議事録を送付いたします」の一文だけを書いて、本文が箇条書き20行という形です。何が決定で何が雑談だったかを、受け手側に判別させてしまいます。反対に短すぎるパターンもあります。「本日はありがとうございました。また連絡します」だけで終わると、何も残りません。

打ち合わせが立て込んでいて4ブロックをすぐに埋められないときは、まず「決まったこと」と「次回」の2行だけを送り、宿題の詳細は「宿題については本日中に追ってご連絡します」と一言添えて後追いで送る方法もあります。全部そろってから送るより、決定事項だけでも先に届けるほうが、相手の社内での動きは早くなります。

決まったこと・保留・宿題を分けて書く(ここを混ぜると差し戻される)

議事録の中身は、次の3つに分けて書きます。

分類	中身	書き方
決定	もう変えないこと	断定で書く
保留	次回までに決めること	誰が判断するかも書く
宿題	誰が・何を・いつまでにやるか	担当と期限をセットで書く

保留を決定の顔で書かないことが一番大事です。相手が社内に持ち帰って「これで決まりました」と報告したあとにひっくり返ると、報告した相手の立場が悪くなります。書き方の違いはこうです。悪い例は「価格については○○円で進めます」。良い例は「価格については○○円の方向で調整中です。最終的な金額は次回9/15の打ち合わせで確定します(判断:貴社ご担当者様)」。同じ内容でも、確定か調整中かがひと目で分かるかどうかが違います。

宿題は「□ 見積書の提出(当方・9/12まで)」のように、チェックボックス・主体・期限をひとつのセットで書きます。文章で説明するより、この形の方が読み飛ばされません。「見積書は追ってお送りします」だけだと、期限がないので後回しにされがちです。

並べる順番は、自分の宿題を先、相手の宿題をあとにします。順番を変えるだけで、相手が受け取る印象は変わります。先にこちらの動きを見せてから相手にお願いする形になるからです。相手の宿題を先に並べると、催促から始まる印象になり、読み手が身構えてしまいます。

「前向きにご検討いただけるとのこと」は書かないほうがいい表現です。決定でも保留でもなく、相手が社内で使える言葉になっていません。同じように「いい感じで進んでいます」も避けます。何がどう進んでいるのかが、この一文からは分かりません。

雑談や世間話は議事録に入れませんが、相手が話した背景(人手が足りない、来期から体制が変わる、など)は【背景】として1行だけ残します。あとで案件が止まったときに、この1行が効いてきます。

保留にした項目で「誰が判断するか」がその場で分からないときは、「判断:未定(次回までにご確認いただけますと幸いです)」と書いておきます。分からないまま空欄にすると、相手はそこで読み進める手を止めてしまいます。

受け手は上司に転送する。転送される前提で書く

議事録メールの本当の読み手は、打ち合わせに出た担当者だけではありません。その担当者が転送する上司や、別部署の人です。

その場にいなかった人が読んで意味が通るかどうかを、送る前に確認します。「例の件」「前回のあれ」といった言葉は、固有名詞に置き換えます。「先方のご要望」ではなく「◯◯様からいただいたご要望」のように、誰の発言かも書いておくと、転送された側が状況を把握しやすくなります。

自社の略語や業界用語も消します。自分が扱っている商品やサービスの名前も、正式名称で一度は書いておきます。社内では通じている略称でも、転送先の部署では意味が通らないことがあります。たとえば「例のPJ、来月からαで進める方向です」ではなく、「◯◯導入プロジェクトは、来月から第一段階(先行導入)として進める方向です」のように書き直すと、はじめて読む人にも意味が通ります。

相手の社内稟議で必要になりそうな情報は、聞かれる前に入れておきます。金額(税抜・税込を明記)、納期、契約期間、こちらの窓口が誰かといった項目です。これらが抜けていると、転送された上司から担当者に「税込みなの?」「いつまでに納品?」と聞き返しが発生し、担当者はまたこちらに確認を取る必要が出てきます。

1通のメールには1件の案件だけを書きます。複数の案件を1通にまとめると、相手は転送するときに切り貼りが必要になり、そこで作業が止まってしまいます。案件Aと案件Bを同じメールで報告したくなっても、件名も含めて分けて送るほうが、結果的に早く動いてもらえます。

ありがちなのが、本文に「詳細は添付をご覧ください」とだけ書いて、中身を添付ファイルに逃がすことです。スマホでは添付が開きにくく、転送先でも見られないまま止まります。決定事項と宿題だけは、必ず本文に書きます。

メールの型を決めて何度も使っていると、案件が増えても書き方に迷わなくなります。この形は打ち合わせ後に限らない営業メールの例文集でも使っている考え方です。

議事録メールを次の一手に変える最後の3行

議事録メールは、報告で終わらせずに次の一手に変えられます。最後に「次に何が起きるか」を書いておくと、返事をもらう場面を自分から作れます。

次回日程は「次回は◯日◯時ごろ、進捗をご共有します」のように、自分から日付を置きます。「またご連絡します」だけだと、日付が消えてしまいます。日付を自分から置いておくと、相手はその日までに社内で準備を進めやすくなります。

返事が要らない項目と、要る項目を分けます。要る項目は1つだけに絞り、メールの最後に置きます。項目が多いと、相手はどこに答えればいいか分からなくなります。「これで進めてよいか」「金額は税込か税抜か」を同時に聞くと、相手はどちらから答えればいいか迷い、結局どちらにも触れずに終わることがあります。

金額や提案を出したあとの議事録なら、「いつまでに決めてください」ではなく、「社内でご確認いただくのに、どのくらいお時間がかかりそうでしょうか」と聞く形にします。判断の期限を聞くのではなく、社内で確認する時間を聞く形です。この聞き方だと、相手は答えやすく、こちらも次の連絡日を決めやすくなります。

送った時点で、次に自分が動く日をこちらのカレンダーに入れておきます。送った側が次の日付を持っていないと、案件はそこで止まります。返事の有無にかかわらず、こちらから連絡する日をあらかじめ決めておくということです。

よくあるのが、議事録を送って「あとは返事待ち」の状態にすることです。返事が来ない間、案件は止まったままになります。

打ち合わせ中に議事録の8割を終わらせるメモの取り方

議事録は、打ち合わせが終わったあとに書き始めるものだと思われがちですが、実際は打ち合わせの最中にほぼ決まります。

メモ用紙を3分割して使います。左に「決定」、右上に「宿題」、右下に「相手の言葉そのまま」を書く枠です。話が進むたびに、その場でどの枠に入るかを振り分けながら書いていきます。

相手の言い回しは要約せず、そのまま書き写します。要約すると議事録の中で自分の言葉に変わってしまい、あとで相手が読んだときに違和感を持たれることがあります。たとえば相手が「来月から人が減るので、その分こちらでも巻き取れる部分は巻き取りたい」と話したら、そのまま書き残しておきます。あとで議事録の【背景】欄に使えます。

打ち合わせの最後の2分で、口頭で確認します。「いま決まったのは◯◯と◯◯、こちらの宿題が◯◯、次回は◯日ごろ。この認識で合っていますか」と伝える形です。この場で相手がうなずけば、それはすでに双方が合意した内容になります。

この2分を取っておくと、席に戻ってから書くのは清書だけになり、送信までの時間が短くなります。逆にこの2分を省くと、席に戻ってから「あれで合っていたか」を確認するために、記憶を頼りに書き直す時間が発生します。

録音する場合は、必ず口頭で許可を取り、許可をもらった旨を議事録の末尾に1行残しておきます。

陥りやすいのが、パソコンで打ち合わせの内容を全文タイプすることです。手元の画面を見ている時間が長くなり、相手の表情や間が読めなくなります。

議事録メールを送ったあとの管理(3件を超えると記憶では回らない)

送った議事録メールは、案件を管理する入口にもなります。件名の型をそろえておくと、検索1回で経緯がまとめて出てきます。案件が1件か2件のうちは記憶で追えますが、3件を超えたあたりから「あの話、どこまで進んでいたか」が分からなくなります。

自分の宿題は、議事録を送った直後にタスク化します。メールの中に置いたままにすると、他の仕事に押されて忘れてしまいます。送信ボタンを押した直後に、自分のタスク管理に「見積書提出・9/12まで」と書き写す、という一手間です。

相手の宿題は、期限の翌営業日に確認します。「まだですか」ではなく、「先日の件、社内でご確認は進みそうでしょうか」という聞き方にします。催促ではなく、状況を尋ねる形にすると、相手も答えやすくなります。

案件が止まったときに読み返すのは、自分の提案書ではなく、相手が話した【背景】の1行です。何がきっかけで止まっているかのヒントが、そこに残っています。

「来期から体制が変わる」と話していた相手には、その時期に合わせて連絡できます。議事録に残しておいた背景の1行が、数か月後の再連絡の材料になります。

週に1回、送った議事録メールを見返す時間を5分だけ取ると、返事が止まっている案件に気づけます。溜まってから一気に見返そうとすると、どこから手をつければいいか分からなくなり、結局後回しにしてしまいます。