打ち合わせ後のお礼メール例文｜話した内容と次の日程まで書いて送る

例文：初回面談のあとに送るお礼メール（件名から署名まで）

そのまま使える1通

件名から署名まで、このまま使える形にしています。

件名：本日の打ち合わせのお礼（Web制作の件）

◯◯株式会社 ◯◯様

本日はお忙しいなか、お時間をいただきありがとうございました。

「更新が止まっているサイトを動かしたい」というお話、とても参考になりました。

お伺いした内容をもとに、現状のサイト構成を確認したうえで、簡単な改善案を9月26日（金）までにお送りします。

つきましては、その内容を踏まえたお打ち合わせのお時間を、下記のいずれかでいただけますでしょうか。

・9月29日（月）10時〜 ・10月1日（水）14時〜

ご都合が合わない場合は、ほかの日程でも調整いたしますのでお知らせください。

引き続きよろしくお願いいたします。

◯◯（自分の名前）

各段落の役割と順番の理由

段落には役割があり、順番にも理由があります。1段落目は「本日はお忙しいなか、お時間をいただきありがとうございました」の1行だけで終えます。ここを長くすると、感謝が本題に見えてしまいます。

2段落目には、相手が口にした言葉を入れます。3段落目は自分の宿題と期日。ここに期日が入っていないと、相手は「いつまで待てばいいのか」が分からず、結局また相手の番になります。4段落目でようやく日程です。感謝→内容→宿題→日程の順で並べることで、読む側は迷わず最後まで読めます。

順番を逆にして、先に日程だけを聞いてしまうと、相手はまだ何の打ち合わせだったかを思い出す前に予定を聞かれることになり、返信の腰が重くなります。話した内容を先に確認しておくことで、日程の話にすんなり入れます。

埋める箇所は3つだけ

このテンプレートで毎回変えるのは3つだけです。

• 相手が口にした困りごと
• 自分の宿題と期日
• 次回候補（曜日・日付・時間帯）

それ以外の文面——書き出しの挨拶や結びの言葉——はそのまま使い回して構いません。毎回ゼロから考える必要はなく、埋める場所だけ変えれば送れる形にしておくことが大事です。

NG例

文面の半分が自分の事業説明になっているメールもよく見かけます。「弊社では◯◯のようなサービスを提供しており〜」と、打ち合わせで話した内容をもう一度説明し直す形です。相手はさっき聞いた話をもう一度読まされることになり、感謝メールのはずが営業資料のような印象になってしまいます。

打ち合わせ後のお礼メールは、感謝を伝えるためだけに送るのではない

例文を探すのは書き方を知らないからではない

打ち合わせが終わった直後、スマホで「打ち合わせ お礼メール」と検索する。それは書き方を知らないからではありません。感謝の言葉は思いつく。悩んでいるのは、そのあとに何を書けばいいか決めていないからです。だから言葉選びだけを整えようとして、時間だけが過ぎていきます。

相手の番型かもしれません

相手の番型かもしれません。送ったあと何をすればいいか習っていないので、「あとは相手の番」で止まってしまう型です。

お礼メールを送るだけで自分の仕事は終わりで、その先に進むかどうかは相手が決めること——そう思っている人は多いと思います。でも、返信が来ないのは礼儀が足りないからではありません。決める場面を、こちらが作っていないからです。

お礼メールの役割は3つ

打ち合わせ後のメールには、3つの役割があります。

1. 感謝を一行で伝える
2. 話した内容を確定する
3. 次の日程を提案する

この順番で書くと、打ち合わせが「相手の番」で終わりません。感謝だけで終わるメールは、丁寧ではあっても、次につながる仕掛けがないからです。

3つのうちどれか1つでも抜けると、次の動きが遅れます。話した内容の確認がなければ、数日後にもう一度同じ説明をする羽目になります。日程の提案がなければ、次に動くのは相手からの連絡待ちになり、ほかの商談に埋もれて忘れられることもあります。

NG例

本日はお時間をいただきありがとうございました。今後ともよろしくお願いいたします。

2行で終わるこのメールは、マナーとしては間違っていません。ただ、読んだ相手は「で、次はどうする？」と考える手間を背負うことになります。決める場面を作らないメールは、返信が来なくても不思議ではありません。

「話した内容」の書き方：相手の言葉を1つだけ、そのまま入れる

議事録にしない

2段落目に入れるのは、打ち合わせで話したこと全部ではありません。相手が困っていると言った1点だけです。例えば「更新が止まっているサイトを動かしたい、というお話でした」のように、相手が実際に口にした言葉に近い形で書きます。

議事録のようにすべてを並べると、どこが要点なのか相手には伝わりません。1つに絞ることで、「ちゃんと聞いてくれていた」という印象が残ります。

OK／NGの対比表

	書き方
OK	相手の言葉をそのまま使う。具体的な場面を書く。1つに絞る
NG	「有意義なお話」「貴社の課題」など自分の言葉に言い換える。3つ以上並べる

「本日は貴社の課題について有意義な意見交換ができました」という一文は、丁寧に見えて中身がありません。何を話したのか、相手が読んでも思い出せないからです。

• NG：「貴社の課題について認識を深めることができました」
• OK：「更新が止まっているサイトを動かしたい、というお話が印象に残りました」

同じ場面を書いているつもりでも、この2つは相手に残る印象がまったく違います。

なぜ相手の言葉なのか

相手はこのメールを、多くの場合、翌日に移動中のスマホで読みます。そこに自分が言った言葉がそのまま書かれていると、「聞いてくれた」と分かり、返信のハードルが少し下がります。逆に、自分の言葉に言い換えられていると、「本当に伝わったのかな」という小さな違和感が残ります。

手順

打ち合わせ中のメモに、相手の言葉を「」付きで1つだけ残しておきます。メールを書くときは、そこから写すだけです。メモを取る段階で1つに絞っておけば、メールを書く時間も短くなります。

「次の日程」の書き方：候補を出す側に回る

「ご検討ください」で終わると相手の番になる

「またご連絡ください」「ご都合のよいときにお知らせください」という結びは、丁寧に聞こえますが、実際には相手に宿題を渡しているだけです。決める場面を自分から作らない限り、次の日程は決まりません。

候補は2つ、日付と時間帯まで

日程は「いつでも大丈夫です」ではなく、具体的な候補を出します。

9月25日（木）14時〜／9月29日（月）10時〜のどちらかでいかがでしょうか。

候補は2つで十分です。1つだけだと、相手の予定と合わなかったときにまた一からやり取りをすることになります。逆に3つ以上出すと、比較する手間が増え、かえって返信が翌日以降にずれこみやすくなります。曜日と日付、時間帯まで書くことで、相手はカレンダーを見ながらすぐに答えられます。

相手に決めてもらうのは「どちらか」だけ

相手に考えてもらうのは、日程そのものではなく「AかBか」という選択だけです。ここまで絞っておくと、返信の負担がぐっと軽くなります。両方合わなければ「ほかの日でも調整いたします」と一言添えておけば、相手にとっての逃げ道も残せます。

NG例

改めて日程調整させてください。

このひと言だけでは、誰が・いつ動くのかが決まっていません。「調整させてください」と書いた側が動くのか、相手からの連絡を待つのか、読み手には分からないままです。

送るタイミング：当日中、相手の営業時間内に出す

なるべく早く、遅くても当日中

お礼メールのタイミングは、なるべく早いほうがいいです。遅くても当日中に送るようにしましょう。先方の営業時間内に送るのがマナーです。夜遅くの送信は避けたほうが無難です。

連絡しそびれ型への手当て：打ち合わせ前に下書きを作る

当日中に送るのが難しいのは、たいてい「あとで書こう」と思っているうちに次の仕事に押されてしまうからです。これは連絡しそびれ型——目の前の仕事に押されて連絡が後ろに回り、日が空くほど出しづらくなる型——に近い状態かもしれません。

対策は単純です。打ち合わせに向かう前に、件名・感謝の一行・結びまでを先に書いておきます。打ち合わせが終わったら、帰りの移動中に「相手の言葉」「宿題と期日」「次回候補」の3か所を埋めるだけにしておきます。

翌日以降になったときの書き出し

それでも当日中に送れなかったときは、書き出しに「ご連絡が遅くなり申し訳ありません」を1行だけ添えます。そのあとは基本の形どおりに書けば問題ありません。遅れたことを気にして送らないままにするのが、一番損な選択です。

埋める箇所は先ほど述べた3つだけなので、下書きさえあれば数分で送信できます（自分の手順として書いています。時間の統計ではありません）。

場面別の書き換え：宿題を持ち帰った／紹介で会った／手応えが薄かった

宿題を持ち帰ったとき

見積もりや資料など、自分が持ち帰るものがあるときは、3段落目の宿題と期日を先に書きます。日程は「9月26日に資料をお送りしたあとで、あらためてお時間をいただけますでしょうか」のように、宿題の後に続ける形にします。期日を書かないと、結局は相手の番のまま止まってしまいます。

紹介で会った相手のとき

紹介を受けて会った相手には、冒頭に紹介者の名前を1行入れます。「◯◯様よりご紹介いただき、本日はお時間をいただきありがとうございました」。基本の形はそのままで、変えるのはこの1行だけです。あわせて、紹介してくれた人にも同じ日のうちに短い報告を送っておきます。「本日◯◯様とお会いしました。ありがとうございました」の一言で十分です。報告が抜けると、紹介した側は「ちゃんと会えたのかな」と気になったまま日が過ぎてしまいます。

手応えが薄かったとき

打ち合わせの反応が薄く、次につながる感触がなかったときは、無理に日程を入れる必要はありません。話した内容の確定と、「もし◯◯のような場面が出てきましたら、いつでもご相談ください」という一文だけを書いて、接点を残しておきます。押しすぎず、かといって連絡を絶やさない形です。

返信が来ないときの2通目

候補日を送っても返信がない場合は、1週間ほど待ってから2通目を送ります。前回の内容は1行で振り返るだけにして、候補日は新しい2つに差し替えます。「先日はお時間をいただきありがとうございました。よろしければ、あらためて9月30日（水）11時〜／10月2日（金）15時〜のいずれかでお打ち合わせできればと思います」のような形です。催促に見えないよう、あくまで日程の提案として送ります。

送る前に見る5項目のチェック表と、明日から変えること1つ

チェック表

送信前に、この5項目を確認します。

1. 感謝は1行で終えたか
2. 相手の言葉が1つ入っているか
3. 自分の宿題に期日があるか
4. 次回候補が2つあるか
5. 当日中に送れるか

一番多い失敗は長いこと

お礼メールでよくある失敗は、内容が薄いことではなく、長いことです。相手は移動中にスマホで読むことが多いので、スクロールしなくても日程候補まで見える長さ、目安として10行以内に収めると読みやすくなります。自社の実績紹介や、次回に向けた提案の詳細まで書き込みたくなりますが、それは会って話す内容として残しておいたほうが、次に会う理由にもなります。

明日からやる1つ

明日からできることは1つだけです。打ち合わせのメモの最後に、「相手の言葉」「自分の宿題」「次回候補」の3行を書く欄を作っておきます。メールを書くときは、その3行を写すだけで本文ができあがります。

お礼メールの仕事は、「お礼を送るまで」ではありません。「次の日程が決まるまで」が自分の仕事です。この言い直し1つで、送ったあとの動き方が変わります。打ち合わせのあとにどう動くかは、フリーランスの営業のやり方全体の中でも、地味だけど効く工程です。