営業時間外に届いたLINEへの返し方｜自動で送るメッセージの例文

営業時間外のLINEで困るのは、返す文面がないからではない

夜10時、お客さんからLINEが届きます。内容を読んで、既読だけつけて「明日ちゃんと返そう」と画面を閉じる。翌朝は目の前の仕事に追われ、気づいたら夕方になっている。こういう流れに心当たりがある人は多いと思います。

困っているのは「返す文面が思いつかない」ことではありません。文面自体は、その気になればすぐ書けます。困っているのは、返すタイミングを自分で決めていないことです。決めていないから、いつでも返せる分、いつまでも返さずに済んでしまいます。「あとで返そう」は、期限を決めていない分だけ、いつまでも先延ばしにできてしまう言葉です。

すぐ返さなかったから失礼、ではない

失礼になるのは、返すのが遅いことではありません。相手がいつ返事が来るのか分からないまま、ただ待たされることです。返信が翌朝になっても、いつ返るか分かっていれば相手は待てます。分からないから、既読のまま止まっている時間が重く感じられるのだと思います。

連絡しそびれ型かもしれません

連絡しそびれ型かもしれません。目の前の仕事に押されて連絡が後ろに回り、日が空くほど出しづらくなる型です。遅れたことがつらいのではなく、遅れた言い訳から書き出さなきゃいけないのが重いんだと思います。

一度この状態に入ると、返信は「早く返さなきゃいけない仕事」から「いつか片付けなきゃいけない宿題」に変わります。宿題は後回しにできるほど気が重くなるので、余計に手をつけにくくなります。

自動で送るメッセージの役目は「いつ返すか」を先に約束すること

営業時間外の自動メッセージは、ていねいに見せるための飾りではありません。自分が返しそびれないための仕組みです。先に「いつ返すか」を相手に約束してしまえば、翌朝は約束を守るだけでよくなります。約束を守るという行為は、宿題を片付けるより気が楽です。

例えば、修正の依頼を夜に送ってくるお客さんがいたとします。自動メッセージが無ければ、既読がついたまま朝を迎え、相手は「見てもらえているのか」を確認したくなるかもしれません。自動メッセージがあれば、メッセージを送った直後に「翌営業日の午前中に」という返事の予定が届くので、確認の連絡をしたくなる場面が減ります。

営業のやり方全体を型として整理したものはこちらにまとめていますが、LINEの返信もその一部です。ここからは、そのまま使える例文を見ていきます。

そのまま使える営業時間外の自動メッセージ例文4つ

ここに挙げる4つは、そのまま設定に貼り付けて使える文面です。長い説明を削り、①お礼②時間外であること③いつ返すか、の3つだけを残しています。自分の状況に近いものを選んで、書き換えるところだけ直してください。

基本形(営業時間と返信の目安を書く)

メッセージありがとうございます。ただいま受付時間外です(受付:平日9:00〜18:00)。翌営業日の午前中にお返事します。

要素は3つだけです。①お礼 ②時間外であること ③いつ返すか。これ以上、言葉を足す必要はありません。謝罪の言葉を重ねるより、この3つが入っているかどうかのほうが大事です。

• 使う人:平日の受付時間が決まっている人
• 書き換えるところ:受付時間、返す目安の時間帯

この基本形さえ設定しておけば、あとの3つは状況に応じて使う応用形です。まずはこれ1つを設定するところから始めてかまいません。

土日・連休用

ただいま休業中です。〇月〇日(月)の午前中に、順番にお返事します。

「週明けに」だけだと、相手は何曜日の何時か分かりません。連休が長くなるほど、この一文が無いと相手は不安になります。日付まで書いておけば、相手も自分の予定を立てやすくなりますし、自分自身も「いつまでに戻ればいいか」を先に決めておけます。

• 使う人:土日祝や連休で受付を止める人
• 書き換えるところ:休み明けの日付

急ぎの人向けの逃げ道つき

ただいま営業時間外です。翌営業日中にお返事します。お急ぎの場合は〇〇までお電話ください。

電話番号を書くかどうかは、自分で決めていいところです。電話を受けたくない人は、この一文を無理に入れなくてかまいません。逃げ道を用意するかどうかは、相手のためというより自分がどこまで対応できるかの線引きです。

• 使う人:急ぎの連絡だけは電話で受けたい人
• 書き換えるところ:電話番号、入れるかどうか自体

一人でやっている人向け(作業中も含む)

ただいま作業中のため、返信が遅れることがあります。その日のうちに必ずお返事します。

営業時間外だけでなく、日中の手が離せない時間帯にも使える文です。一人で仕事を受けている人ほど、この一文があると「今すぐ見なきゃ」という焦りが減ります。

• 使う人:日中も作業でLINEを見られない時間がある人
• 書き換えるところ:「その日のうちに」を自分が守れる範囲に

4つの例文はどれも、締めの一文が「いつ返すか」になっています。ここさえ外さなければ、文の前半はある程度自由に書き換えてかまいません。

自動メッセージで書いてはいけない3つのこと

NG例(1)「確認次第ご連絡します」

いつ返すかが書かれていません。相手は待つしかなく、自分も期限を決めていないので後回しにできてしまいます。連絡しそびれ型が一番やりがちな文です。「確認次第ご連絡します」とだけ送って日にちだけが過ぎると、相手は催促していいのかも分からず、黙ったまま様子を見ているかもしれません。期限を書かない文は、書いた本人を一番苦しめます。

NG例(2)謝りすぎる

「大変申し訳ございません、ただいま営業時間外のため…」。時間外であること自体は悪いことではありません。毎回謝る文面にすると、休んでいる自分を毎晩責める文章を、自分で送っていることになります。それを毎晩読んでいれば、休むこと自体に気が引けるようになっても不思議ではありません。

NG例(3)守れない約束を書く

「1時間以内にお返事します」のように、守れるか分からない約束は書かないほうがいいです。自動メッセージは約束なので、自分が確実に守れる一番遅い時刻を書きます。早く返せたら、それは相手に喜ばれるだけです。逆に、書いた約束を破ると、次からその自動メッセージ自体が信用されなくなります。

NG	OK
確認次第ご連絡します	翌営業日の午前中にお返事します
大変申し訳ございません、時間外のため…	ただいま受付時間外です。〇時にお返事します
1時間以内にお返事します	翌営業日中にお返事します

翌朝の返信は「お待たせしました」から始めなくていい

自動メッセージで約束した時刻までに返せば、遅れではない

約束した時刻までに返しているなら、それは遅れではありません。だから謝罪から入る必要はなく、本題から入ってかまいません。

おはようございます。昨日のお問い合わせの件です。〇〇は△日から対応できます。

謝罪の一文が無いと落ち着かない人もいますが、約束を守っているなら謝る理由自体がありません。「お待たせしました」を書き出しに使うくせがついていると、約束を守っているときまで自分を遅れた人にしてしまいます。まずは本題を書き、余裕があれば最後に「ご連絡ありがとうございます」を添える程度で十分です。

翌朝いちばんに返す段取り

1. メールや他の作業を開く前に、LINEを開く
2. 前日に約束した相手から順に返す
3. 返し終えてから、その日の作業に入る

順番を決めておくと、朝の忙しさに流されて返信だけ後回しになるのを防げます。「手が空いたら返す」ではなく「一番先に返す」に変えるだけで、連絡しそびれる回数は減ります。何件たまっていても、この順番だけは崩さないようにします。

その場で答えが出ない問い合わせの返し方

すぐに答えが出せない内容もあります。そのときは、答えを持っていなくても朝のうちに動きます。

ご連絡ありがとうございます。確認のうえ、〇日の〇時までにお返事します。

大事なのは、黙っている時間を作らないことです。2回目の約束を先に出してしまえば、相手はまた待てます。答えを持っていないことは、連絡を止める理由にはなりません。「少々お待ちください」のような期限のない言葉だけで終わらせず、必ず次に返す時刻をセットにします。

約束した時刻を過ぎてしまったときの返し方

日が空くほど出しづらくなるのは、言い訳の文を考えてしまうから

連絡しそびれ型の本当の重さはここにあります。遅れたこと自体より、遅れた理由をどう書くかを考えてしまい、それで余計に出せなくなるのだと思います。理由は、相手が本当に知りたいことではありません。頭の中で謝罪文の下書きを何度も練り直している時間が、一番もったいない時間です。

遅れたときの例文

お返事が遅くなりました。〇〇の件、△△です。

遅れの理由は書きません。謝るのは一文だけにして、そのあとはすぐ本題に入ります。理由を書き始めると、それだけで言い訳の文章になってしまいます。

2日以上空いてしまったとき

それでも、出したほうがいいです。

先日はご連絡ありがとうございました。〇〇の件、△△です。

「先日は」から入り直せば、経過日数を数えさせずに済みます。出さないまま終わるより、遅れてでも出したほうが、つながりは残ります。気まずさは出す前が一番大きく、出してしまえば意外と小さくなります。

営業時間外の連絡を減らすために、先に伝えておくこと

最初のやりとりで受付時間を伝える

契約前や初回の打ち合わせのときに、「LINEは平日〇時〜〇時に返しています」と一言伝えておきます。後から言うより角が立ちません。先に伝えておけば、それは制限ではなく、ただの情報として受け取ってもらえます。

プロフィールや最初の案内文に書いておく

自動メッセージだけに頼らず、相手が送る前に目に入る場所にも書いておきます。LINE公式アカウントのプロフィール欄や、初回に送る案内文の末尾などです。例えば案内文の最後に「ご連絡は平日9:00〜18:00に確認しています」と一文添えるだけでも変わります。一度書いておけば、以後の相手には毎回伝え直す手間もなくなります。

自動で返信できるのは、主にLINE公式アカウントの機能

自動で返信メッセージを送る機能は、主にLINE公式アカウントの機能です。個人で使っているLINEには、あいさつ文などを自動で送る標準機能は基本的にありません(この記事の執筆時点で公式ヘルプのページを直接確認できなかったため、最新の仕様は使っているLINEのヘルプで確認してください)。

個人のLINEを使っている人は、受付時間を最初のやりとりで伝えたうえで(前述)、営業時間外にメッセージが届いたら、この記事の基本形の例文を手動でコピーして送る形で代用できます。

細かい設定手順は、使っているアカウントの公式ヘルプで確認してください。手順を調べる前に、まずこの記事の例文で「何を書くか」を決めておくと、設定または送信の作業に迷いがなくなります。

今日やること:自動メッセージを1つ決めて、翌朝の返信時間を決める

3つの空欄を埋めるだけのチェックリスト

• 受付時間
• 翌営業日の何時までに返すか
• 急ぎのときの連絡先(入れるかどうか)

この3つが埋まれば、自分用の自動メッセージはもう完成しています。例えば「受付:平日10:00〜19:00」「翌営業日15:00までに返信」「急ぎの連絡先は入れない」と決めたなら、それをそのまま基本形のかっこ書きに当てはめるだけです。

朝のLINE確認の時間を1つだけ決める

例えば「朝9時、作業を始める前に5分」。仕組みを作るのは自動メッセージ、約束を守るのは朝の5分です。どちらか片方だけでは機能しません。

すぐ返せない自分がだらしないわけではありません。いつ返すかを、決めていなかっただけです。決めてしまえば、夜は休んでいいはずです。今夜届いたLINEから、さっそく試してみてください。