ヒアリングシートの作り方｜聞く順番を決めておくと、打ち合わせが短くなる

ヒアリングシートは項目の一覧ではなく、聞く順番を決めた紙

先に結論から書きます。ヒアリングシートの作り方は3手順しかありません。

1. 欄を5つに絞る
2. 上から聞く順番を固定する
3. 自分の説明は、5つ目の欄が埋まるまで口に出さない

これだけです。A4一枚で足ります。項目を増やすことでも、きれいなテンプレートを探すことでもありません。

打ち合わせが長引くのは、口下手だからではない

打ち合わせが長引いてまとまらないと、「自分が口下手で話を回せないからだ」と考えている人がいます。しゃべりすぎ型かもしれません。沈黙が怖くて自分の説明で埋め、相手の話を取ってしまう型です。

長引くのは口下手だからではありません。何をどの順で聞くかを決めていないからです。決めていないから、相手が黙った瞬間に自分の説明で埋めにいく。

埋めるほど相手の話を聞く時間が削られ、聞き漏らしたことをあとで確認するメールが往復し、結果としてもっと時間がかかります。話がうまい必要はありません。聞く順番でいいんです。

短くなる理由は簡単です。説明で埋めていた時間がまるごと減り、聞き漏らして後日メールで聞き直す往復も消えます。順番を決めておくだけで、打ち合わせの中身は変わらないのに時間だけ縮みます。

例えば、こんな場面です。「困っていることはありますか」と聞いて、相手が3秒黙る。その3秒が怖くて「弊社のサービスは〜」と説明を始めてしまう。この3秒を説明で埋めずに待てるかどうかが、聞けるかどうかの分かれ目です。

相手に書かせるシートと、自分が手元に置くシートは別物

「ヒアリングシート」で検索すると、相手に記入してもらうアンケート型のテンプレートがたくさん出てきます。項目を並べて、相手に埋めてもらう前提のものです。

対面のBtoBでこれを渡すと、多くの場合「書類仕事を押しつけられた」という印象になり、関係が冷えます。この記事で作るのはそちらではありません。自分が手元に置いて使うメモ型です。相手には見せず、自分が聞く順番を忘れないための紙だと考えてください。

NG:「先にこちらに書いておいていただけますか」と打ち合わせ前にシートを渡す。相手は「本題の前に仕事を頼まれた」と感じます。 OK:シートは自分の手元だけに置き、相手には存在すら見せずに埋めていく。

欄を増やすほど打ち合わせは長くなる

ありがちな失敗は、項目が20個近いテンプレートをそのまま持ち込み、上から順に読み上げてしまうことです。これは聞き取りではなく尋問になります。相手は質問に答えるほど、自分が本当に困っていることから遠ざかっていきます。

欄は5つまでにします。次の章で、その5つの中身を順番に渡します。

なお、この記事は「①知り合う→②話を聞く→③お金の話→④返事をもらう」という営業全体の流れのうち、②話を聞く工程だけを扱う道具です。全体の流れは対面営業のやり方にまとめています。

聞く順番は5つ。上から順に埋めると話が勝手につながる

聞く順番と、そのまま口に出せる言葉をまとめました。

欄	聞く一言	メモすること
①きっかけ	今回、声をかけてくださったのは何があったからですか	事実(いつ・何がきっかけか)
②困りごと	それで、いま一番困っているのはどれですか	困りごとを1つに絞る
③試したこと	これまで、どんな手を打ってみましたか	すでに断った案
④ゴール	これがどうなったら、今回は良かったと言えますか	相手の言葉での「良かった」の状態
⑤決め方	進めるとしたら、いつまでに・誰が・どのくらいの枠で決めますか	時期・決める人・予算の枠

欄①〜③:いま何が起きているかを聞く

①は事実です。何がきっかけで声をかけてくれたのかを、そのまま聞きます。

②は困りごとを1つに絞ります。困りごとが3つも4つも並ぶ人はまずいません。一番困っていることはどれかを聞けば、話す順番は相手が決めてくれます。

③は忘れられがちですが、実は一番大事です。相手がすでに試して外した案を知るためです。ここを飛ばすと、相手が試して外した案をそのまま提案してしまい、また外れます。「前にも似たようなことをやってみたけどうまくいかなかった」という話が出たら、そのやり方は提案から外します。

欄④〜⑤:どうなれば良くて、どう決めるかを聞く

④は相手の言葉で「良かった」の状態を取ります。自分の言葉に言い換えず、相手が言った通りの表現でメモします。

⑤は時期・決める人・予算の枠の3点です。予算は「いくらですか」ではなく「どのくらいの枠で考えていますか」と幅で聞きます。金額をそのまま聞くより、答えやすくなります。

1欄1問が原則です。答えが薄くても、その場で2問目を重ねません。「困っていることはどれですか」と聞いて「まあ、色々ありますね」と返ってきたら、「その中で一番困っているのはどれですか」ともう一段だけ絞ります。

ここで「具体的には?」「たとえば?」と重ねてしまうと、しゃべりすぎ型の裏返りである聞きすぎになります。「それで?」「もう少し聞かせてください」で、相手が続きを話すのを待つくらいがちょうどいい深さです。

順番を入れ替えると何が起きるか

⑤を先に聞くと、以後の会話が「その金額で何ができるか」に固定されます。金額の話しかできなくなり、④のゴールを聞く余地がなくなります。

①の前に自分の商品説明を入れるのも同じです。相手が身構えて、②の困りごとが出てこなくなります。これは説明から入る型(自分の商品説明から始めてしまう。何をどの順で聞くかを習っていない型)です。順番を決めておくだけで、この型からは抜けられます。

実際の流れはこうなります。

• 自分「今回、お声がけいただいたのは何かあったんですか」
• 相手「知り合いから聞いて、一度話だけでもと思いまして」
• 自分「そうなんですね。今、一番困っているのはどのあたりですか」
• 相手「正直、人が全然足りなくて」
• 自分(②に書きながら)「これまで、何か手を打ってみましたか」
• 相手「求人は出してるんですけど、応募がなかなか来なくて」

このやりとりの間、自分の説明は一度も入っていません。相手が話した分だけ、欄が埋まっていきます。

会う前に埋める3行を上に置く。当日「御社は何を」と聞かない

会う前に埋める3行:相手の仕事・最近の動き・自分との接点

聞く5欄の上に、会う前に埋める3行を置きます。

• A 相手の仕事(何を誰に売っているか)
• B 最近の動き(HPのお知らせ最新3件・SNSの直近3投稿・求人の有無)
• C 接点(誰の紹介か・前回いつ何を話したか)

求人が出ていれば、「人が足りない」が②の困りごとの候補として先に見えてきます。お知らせに新店や新サービスの案内があれば、①のきっかけを当てにいけます。

埋めた例で見てみます。

• A 相手の仕事:内装工事を個人宅向けに請け負っている
• B 最近の動き:求人サイトに「職人急募」の広告が出ている
• C 接点:去年名刺交換した知人からの紹介で、3年ぶりの連絡

Bの「職人急募」を見た時点で、②の困りごとの仮説は「人手が足りず、案件を断っている」に絞れます。会ってから聞くのは、この仮説が合っているかどうかだけです。

会ってから聞くと相手が冷める質問

やってしまいがちなのが「御社はどんな事業をされているんですか」という質問です。相手は「調べてきていない」と受け取り、その先の質問に本気で答えてくれなくなります。

これは下調べなし型(会う前に調べる時間を取らず、その場の会話で乗り切ろうとしている型)です。10分の下調べは才能ではなく手順の問題です。手順に組み込んでしまえば、毎回同じように再現できます。

調べるのは10分まで

調べすぎるのも良くありません。調べたことを当日話したくなり、また説明から入ってしまいます。3行が埋まったらそこでやめます。埋まらない行は空欄のまま持っていき、①の質問で自然に埋めればいいんです。

エクセルで作るなら、A4一枚・縦8行・横3列で足りる

セル構成はこうなります。

• A列 欄名(下調べ3行+聞く欄5行=8行)
• B列 聞く一言
• C列 相手の言葉(言い換えず、口にした通りに書く)
• D列 気づき(自分が言いたくなった説明や提案の種)

列は3つ:聞く一言/相手の言葉/自分の気づき

列幅はC列>D列>B列にします。行の高さはB列が1行分、C列は5〜6行分、D列は2行分ほど取っておくと書きやすくなります。

ありがちな失敗は、相手が「売上が伸びない」と言ったのに、C列に「集客課題」と自分の言葉で書き換えてしまうことです。提案書の一行目が相手の言葉から離れ、「分かってもらえていない」という印象につながります。相手が言った通りに書いてください。

印刷して手書きにする理由

打ち合わせ中にPCを開くと、目線と手が画面に向かい、相手が話しにくくなります。C列さえ広く取っておけば、紙とペンで十分です。データ化は打ち合わせが終わった直後の3分でやります。

テンプレ配布サイトの項目を全部入れない

業種・従業員数・導入時期・使っている競合サービスといった項目は、ヒアリングシート配布サイトによく載っています。全部入れると、この記事で言う「欄は5つまで」を超えてしまいます。

こうした項目は、「会う前に埋める3行」か「⑤決め方」のどちらかに振り分け、残りは捨てます。捨てる基準はひとつです。「聞かなくても提案が書けるか」。書けるなら、その項目は要りません。

シートの上部には版と日付を入れておきます(例:「v1 2026-09」)。直したら版を上げます。育て方は最後の章で書きます。

操作面も具体的に書いておきます。1行目に列見出し(聞く一言/相手の言葉/気づき)を入れたら「ウィンドウ枠の固定」をかけます。下にスクロールしても見出しが消えません。

印刷するときは印刷範囲をA1からD8までに指定し、1ページに収まるよう拡大縮小を調整します。作った時点で一度印刷して、A4一枚に収まるかを確認しておきます。

打ち合わせ中の使い方。埋めるのが目的になると尋問になる

順番どおりに聞くが、相手が飛ばしたら追いかけない

相手が①の途中で④(こうなりたい)を話し始めることがあります。そのときは④の欄にそのまま書いて、聞き続けます。話が一段落したら、「さっき少し戻りますが」と②に戻ります。

順番は自分のための順番であって、相手を従わせる順番ではありません。相手の話す順番のほうを優先します。

自分の説明は⑤が埋まるまで口に出さない

説明したくなった瞬間の手順を決めておきます。口には出さず、D列に一言書きます。「見積の分け方を提案」のようにです。⑤まで埋まってから、「聞いていて思ったことが2つあります」とまとめて出します。

シートは口下手を直す道具ではありません。説明で埋めなくて済むようにするブレーキです。

やってしまいがちな失敗を3つ挙げます。シートを相手に見せて上から読み上げること。相手の答えを復唱して「なるほど、では次に」と即座に次へ進むこと。答えが出た瞬間に解決策を言い始めることです。どれも、相手が話し終わる前に自分の番にしてしまっています。

埋まらない欄は次に会う口実になる

⑤の決め方が当日埋まらないこともあります。そのときは「決め方のところは、次回までに確認しておいていただけますか」と言って、その場で次回の日を決めます。

埋まらないのは失敗ではありません。次の接点です。1回の打ち合わせで全部決めなくていいんです。

⑤まで埋まったら、「今日伺ったことをまとめて、◯日までに送ります」で終えます。その場で商品説明をフルにする必要はありません。

打ち合わせ後の3分でやること。シートは2回目から効く

C列を見返して、提案の一行目を決める

打ち合わせが終わったら、まずC列を見返します。相手が2回以上口にした言葉に印を付けます。その言葉を、提案書や見積の一行目にそのまま使います。

例えば相手が「問い合わせは来るのに決まらない」と言っていたら、提案の見出しは「問い合わせが決まらない理由と手当て」にします。相手の言葉をそのまま使うほど、「分かってもらえている」と伝わります。

聞けなかった欄を、メールで1つだけ聞く

⑤が埋まらなかったときは、お礼メールの末尾に1問だけ足します。

「本日はありがとうございました。1点だけ、進める場合にご相談される方はどなたになりますか。」

全部を聞き直そうとせず、1つに絞ります。

うまく聞けた一言をB列に書き足す

相手がよく答えてくれた聞き方があれば、その欄の「聞く一言」に上書きします。3回使えば、シートは自分の言葉になっていきます。毎回いちから考える必要がなくなります。

3分で終えるのには理由があります。翌日に回すと、C列に書いた相手の言葉の温度が思い出せなくなります。手書きからエクセルへのデータ化も、このタイミングでやってしまいます。

シートは打ち合わせ1回につき1枚作り、相手の名前でファイル名を付けて保存しておきます。次に会う前に見返せば、③の「試したこと」を二度聞かずに済み、「前回おっしゃっていた〜」と切り出せます。

よくある失敗3つと直し方

自社の紹介欄がある

シートに自社紹介の欄を作ると、その欄を埋めるために説明を始めてしまいます。直し方は、自分が話す欄をそもそも作らないことです。説明したいことはD列のメモとして残し、⑤のあとにまとめて出します。

予算欄が一番上にある

予算を先に聞くと、以後の会話が「その金額で何ができるか」に固定されます。直し方は⑤に下げて、幅で聞くことです。「枠は決まっていますか」「上限だけ教えていただけますか」の2択で聞けば、答えやすくなります。

欄が埋まらないと不安で、質問を重ねる

欄が埋まらないと不安になって、「具体的には?」「たとえば?」と重ねてしまうことがあります。重ねるほど、相手は試験を受けているような顔になります。

直し方は1欄1問です。薄いまま次に進み、C列に「薄い」とだけ書いておきます。薄い欄は、次に会う口実にすればいいんです。

話がうまい必要はありません。聞く順番が決まっていれば、性格はそのままでいいんです。今日やることは、A4一枚に8行の欄名だけ書いて、次の打ち合わせに持っていくことです。