打ち合わせの議事録を武器にする｜相手が社内で使える形にする

打ち合わせのあと進まないのは、話が弱かったからではない

「持ち帰って検討します」のあとに起きていること

打ち合わせは弾んでいました。相手もうなずいていたし、手応えもあった。なのに1週間経っても連絡がありません。

このとき相手の中で何が起きているか、営業する側からは見えません。相手は会社に戻り、上司や一緒に決める家族・共同経営者から「で、何をいくらでやってくれるの?」と聞かれます。そこでうまく答えられず、そのまま止まっていることがあります。

打ち合わせで話した内容は、相手の頭の中にしか残っていません。その場の空気や熱量、話の流れまでは、相手は自分の言葉で再現できないのです。覚えているのは「いい人だった」「良さそうだった」という印象だけ、ということも珍しくありません。

上司から「資料は?見積もりは?」と聞かれて、担当者が「口頭で聞いただけで…」としか答えられない場面は、想像しやすいはずです。そこで話が止まっても、担当者のせいでも、こちらの話のせいでもありません。手元に渡す紙がなかっただけです。

「あとは相手の番」で止まる型

出したあとに何をすればいいか習っていないだけで、「あとは相手の番」だと思い込んで止まってしまうことがあります。

自分の話に決め手がなかったからではありません。相手が社内で説明する材料を、こちらが渡していないから止まっているのです。

打ち合わせが終わった瞬間は、相手の番ではありません。まだ自分が動ける最後の番です。ここで動けるかどうかで、その後の展開が変わります。

話し方ではなく、渡す紙を変える

口下手を直す必要はありません。説明を上手にする必要もありません。

足すのは、相手が社内でそのまま使える一枚だけです。話し方という土台に手を入れなくても、渡すものを変えるだけで結果は変わります。

営業の流れ全体を一から見直したい場合は、フリーランスの営業のやり方にまとめています。この記事では、その中の「打ち合わせのあと」という1つの場面だけを扱います。

営業の議事録は、自分の記録ではなく相手の説明資料

読むのは打ち合わせにいなかった人

議事録を読むのは、打ち合わせに同席した担当者だけではありません。その上司、共同経営者、場合によっては家族や顧問税理士など、打ち合わせの場にいなかった人です。

その人が3分ほどで「何の話で、いくらで、次に何を決めるのか」をつかめるかどうか。これが合格ラインです。担当者がどれだけ理解していても、それを社内で再現できなければ話は止まります。

相手が一人で決める小さな会社でも同じです。後日、本人が見返すときには、打ち合わせの熱量や細かいやり取りを覚えていない「いなかった人」と同じ状態になっています。家族に相談してから返事をするつもりだった、というケースであれば、その家族もまた「いなかった人」です。

社内の記録用議事録との違い

一般的な社内向けの議事録と、営業で使う議事録は、目的からして違います。

項目	社内の記録用議事録	営業で使う議事録
読む人	出席者	欠席者(上司・共同経営者など)
目的	証拠を残す	相手の社内説明を代行する
書く順番	時系列	相手の困りごとが先
長さ	発言をほぼ全部	A4一枚
主語	自分(自社)	相手

同じ「議事録」という言葉でも、目的が違えば作り方はここまで変わります。時系列で発言を並べる書き方は、証拠を残すには向いていますが、社内で説明を代行する役には立ちません。

やりがちなNG例3つ

1つ目は、発言を時系列に並べただけのもの。「まず挨拶があり、次に自己紹介があり…」と続くと、読む人が結論を自分で探すことになります。途中で読むのをやめられて終わりです。

2つ目は、自分の商品説明や実績を貼り付けたもの。「弊社は◯◯業界で多数の実績があり…」と書くほど、実績並べに寄っていきます。相手の社内では、それは他人事として読まれます。

3つ目は、「ご検討のほどよろしくお願いします」だけで締める送信文。何を決めればいいかが書かれていないので、相手は動きようがありません。丁寧ではありますが、丁寧なだけでは相手は動けないのです。

相手が社内で使える議事録の5項目(テンプレ)

5項目と順番

順番は決まっています。相手の困りごとが先、自分の話は最後です。

順番	項目	内容
①	相手の困りごと	相手の言葉のまま1〜2行
②	今回やること・やらないこと	範囲をはっきり分ける
③	金額と内訳	打ち合わせで出た範囲。未確定なら「概算」と明記
④	次に決めること	いつまでに・誰が
⑤	想定質問と答え	相手が社内で聞かれそうなこと

①を自分の言葉に直さず、相手が言った通りに書くのがいちばんのポイントです。ここを整えた言葉に変えてしまうと、以降の項目がどれだけ良くても他人事に読まれます。

記入例:一件分をそのまま見せる

デザイナーが、従業員10名の製造業の会社から会社案内を頼まれた場面で考えます。

①相手の困りごと:「展示会で渡せる紙がない。今のはワードで作った10年前のもの」

②今回やること・やらないこと:A4三つ折り1種を新規で作成。撮影は今回の範囲に含めない

③金額と内訳:概算◯〜◯万円。撮影を足す場合は別途見積もり(ここでの金額は書き方の例示であり、実際の相場を示すものではありません)

④次に決めること:原稿に載せる情報の担当者を、相手側で来週◯日までに決める

⑤想定質問と答え:「社長はなぜ紙にこだわるのか」→展示会で名刺と一緒に渡す用途だから

この5行が手元にあれば、上司から急に聞かれても、相手は自分の言葉で答えられます。逆にこれがないと、担当者は「良さそうでした」としか言えません。

一枚に収める削り方

削るのは、雑談・自分の説明・打ち合わせに至った経緯です。残すのは、相手が上司に聞かれる順番、つまり何を・いくら・いつです。

迷ったときの基準は1つだけです。「この行がなくても、相手の上司は判断できるか」。できるなら、その行は削って構いません。丁寧に書こうとするほど行が増え、A4一枚から遠ざかっていきます。

打ち合わせの経緯や、これまでのやり取りの丁寧な振り返りは、書いている本人には意味があります。ですが相手の上司にとっては、結論にたどり着くまでの遠回りでしかありません。経緯は自分の記憶のためのメモに留め、議事録には入れないようにします。

相手の言葉で書く。自分の言葉に直さない

打ち合わせ中に取るメモは3つだけ

打ち合わせ中に発言を全部書き取ろうとすると、手元ばかり見て相手の顔を見なくなります。書き留めるのは3つだけにします。

①困りごとの言い回し(相手が実際に使った言葉そのもの) ②相手が気にしていること(納期・見た目・上司の反応など) ③誰が決めるか。

「気にしていること」は、たとえば「来月の展示会に間に合うか」「見た目が今どきかどうか」「値段より先に社長の反応が気になる」といった、金額以外の判断材料です。ここを聞き取れているかどうかで、⑤の想定質問の質が変わります。

5項目に並べ直す作業は、帰ってからで十分です。打ち合わせ中は聞くことに集中します。

「課題」「ご提案」に直した瞬間、他人事になる

相手が「今の業者は返事が遅くて困ってる」と言ったとします。これを議事録で「現行体制における対応速度の課題」と書き換えた瞬間、相手の言葉ではなくなります。

整えた言葉ほど、相手の社内では浮きます。逆に、相手の口調がそのまま残っていると、担当者が自分で言ったであろう言葉として、上司に通りやすくなります。きれいな日本語に直したい気持ちはわかりますが、ここでは我慢のしどころです。

決める人が誰かを聞き逃さない

打ち合わせ中に一度、「最終的にはどなたが決められますか」と聞いておきます。聞きにくい質問ではありません。むしろ聞かないほうが、後で困ります。

答えが「社長」なら、議事録の本当の読者は社長です。答えが「私です」だったとしても、⑤の想定質問は入れておきます。本人が後で一人で迷ったときの支えになるからです。

送るタイミングと送り方｜当日中、質問を1つ添える

当日中に送る理由

相手が社内で話す前に一枚が届いていれば、それがそのまま説明資料になります。相手は自分の言葉を用意する手間が減ります。

翌日以降になると、相手はすでに自分の言葉で報告し終えています。そこに一枚を送っても、もう使われません。目安は当日中、遅くとも翌朝です。

文面は短く。前置きとお礼の重ね書きは削る

長い前置きやお礼の重ね書き、自分の熱意の表明は入れません。短いほど、相手はそのまま転送しやすくなります。

金額が未確定の場合は、「概算」の一言を必ず入れます。書かずに数字だけを送ると、相手はその金額を確定額として上司に伝えてしまい、後で金額が動いたときに信頼を落とします。

そのまま使える送信文の型は、議事録メール例文にまとめています。

質問を1つ添えて返事の口実を作る

「ご検討ください」だけでは、相手に返事の義務が生まれません。次に決めることのうち1つを、質問の形にして送ります。

「原稿のご担当は◯◯さんで進めてよいですか」のように。同じメールに次の連絡日も書いておきます。「来週◯日に一度ご連絡します」。これで「あとは相手の番」のまま止まらずに済みます。

送ったあとの使い方｜返事が来ないときの2回目の連絡

2回目の連絡の用件を議事録から作る

議事録が手元にあれば、「先日の一枚の④の件、日にちが近づいてきたのでご連絡しました」という用件ができます。

用件があれば催促にはなりません。用件がないから、「しつこいと思われるかもしれない」で手が止まるのです。議事録は、この用件そのものを作ってくれます。

「ご検討状況はいかがですか」だけの連絡と、「④の期限が近いのでご連絡しました」という連絡は、文字数はほとんど変わりません。それでも受け取る側の印象は変わります。前者は返事を求める連絡ですが、後者は約束を確認する連絡だからです。

「追記します」で相手の社内を手伝う

返事がないのは、金額が高いと思われたからとは限りません。相手が社内で聞かれて答えられず、そこで止まっていることもあります。

「社内で聞かれていることがあれば、その分を追記してお送りします」。これは売り込みではなく、相手の仕事を減らす申し出です。相手にとっては、断りにくい話ではなく、助かる話になります。

返事を急かす連絡は相手に負担を与えますが、資料を足す申し出は相手の負担を減らします。同じ「連絡する」でも、この違いで受け取られ方は変わります。

次回の打ち合わせは前回の一枚から始める

2回目の打ち合わせは、「前回のこの一枚で、変わった点はありますか」から入ります。自分の説明から入らずに済み、相手側で何が動いたかを先に把握できます。

一度断られた案件でも、一枚が残っていれば半年後に「あのときの困りごと、その後いかがですか」と連絡できます。断られた時点で終わりにしなくてよくなります。

送る前のチェックリスト(7項目)と今日やること

送る前に見る7項目

• 相手の困りごとが、相手の言葉で1行目にあるか
• 金額が書いてあるか(未確定なら概算と明記してあるか)
• やらないことが書いてあるか
• 次に決めること・期限・誰がの3つがそろっているか
• 自分の実績・強みの段落がないか(あれば削る)
• A4一枚に収まっているか
• 質問が1つと、次の連絡日が添えてあるか

7つとも◯になってから送ります。1つでも×があれば、送る前に直せます。

今日やれる形

直近の打ち合わせを1件選び、5項目で書き直して送ってみます。数日経っていても、「先日の内容を一枚に整理しました」で送れます。

過去に返事が止まったままの案件も、同じ形で送り直して構いません。1件だけで十分です。全部の案件を一気にやり直す必要はありません。

うまくいった一枚は残す

送った議事録はフォルダにためておきます。次の案件で⑤の想定質問がそのまま使えることがあります。

毎回いちから考える必要はありません。型を手元に残しておけば、次からはそこに当てはめて書くだけで済みます。

打ち合わせの中身がどれだけ良くても、それを相手が社内で再現できなければ、話はそこで止まります。話し方を変える前に、まず渡す一枚を変えてみてください。