打ち合わせ場所の決め方｜カフェで話すときに気をつけることと、場所を聞くメール

打ち合わせ場所は、相手の都合を聞いて候補を2つ出すと決まる

先に答え：相手の都合を聞いて、こちらから候補を2つ出す

検索で来た方のために、先に答えを書きます。

• 基本は相手に合わせる
• 相手の都合を聞きつつ、こちらから候補を2つ出す（例：①相手の事務所 ②相手の最寄り駅のカフェ）
• 聞くだけで終わらせない。相手に考える仕事を渡さない

カフェは、顔合わせや軽い相談には向いています。金額や他社の名前が出る話には向きません。その場合は相手の事務所か、貸し会議室にします。以下、材料の集め方から順に説明します。

場所ひとつで手が止まるとき、自分に言っていること

打ち合わせの日時は決まりました。あとは場所を伝えるだけなのに、メールの下書きを開いたまま半日たっている。独立したばかりの頃には、よくある場面です。

このとき「場所ひとつ決められない自分は、段取りが悪い」と考えてしまう人が多いようです。「会社勤めの経験が足りないからだ」と続ける人もいます。これは私の見方で、数字で確かめたわけではありません。ただ、営業の段取りを誰にも教わらずに始めた人ほど、小さな迷いを自分の評価に結びつけやすいと見ています。

先に言っておくと、場所で迷うことと、仕事の腕には関係がありません。迷いが出るのは、決めるための材料がまだ手元にないときです。材料の集め方を、この記事でそのまま使える形にします。

場所は会う前にする下調べの最初の1つ

場所決めで起きがちな流れがあります。相手のことを調べる時間は取らず、その場のやりとりで乗り切ろうとする。場所についても「どちらがよろしいですか」と相手に投げるか、自分が行き慣れた店を指定して終わる。これだと相手に考える手間を渡すことになり、自分の側も、相手の事情が分からないまま当日を迎えます。

場所を決める材料は3つです。相手がどこから来るか、何分取れるか、何を見せるか。この3つが分かれば、場所はほぼ自動で決まります。つまり場所決めは、会う前にする下調べの最初の1つです。メールの下書きが進まなかったのは、段取りの腕というより、この材料がまだ集まっていなかったからだと思います。

場所を決める前に確かめる4つのこと

① 相手はどこから来るか

相手の移動を最短にするのが第一です。手順は2つです。

1. 相手の事務所の住所を、サイトや名刺で確かめる
2. 最寄り駅を地図アプリで調べる

これで、相手が来やすい駅が分かります。自宅で仕事をしている相手で住所が分からないときは、聞いてしまってかまいません。「最寄りの駅を教えていただけますか」と一言添えるだけで、失礼にはなりません。

② 何時に次の予定があるか

次に、「◯時以降のご予定はありますか」と聞きます。終わりの時間が分かれば、長居しにくい店を避けられます。次の予定が詰まっている相手なら、駅から近いこと、すぐ席に座れることを優先します。

③ 何を広げるか（パソコン・紙の資料・見本）

見せる物で、必要な席の広さが変わります。

• 初回の顔合わせ30分：小さな2人席でも足ります
• 見積を見せる60分：A4の資料を2枚並べられる机が要ります
• 作品の見本を見せる：机の広さに加えて、明るさも要ります

見本の色や質感を見てもらう打ち合わせなのに、薄暗い店を選んでしまうと、話の中身が伝わりきりません。見せる物を先に決めておくと、こうした外れを減らせます。

④ 話の中に金額・社名・人の名前が出るか

出るなら、カフェは避けます。これが私の判断基準です。

これは調査に基づく話ではなく、私の経験からの見方です。隣の席の会話は案外聞こえます。自分に隣の話が聞こえるなら、こちらの話も聞かれていると考えたほうが安全です。金額や取引先の名前を出す場面では、その前提で場所を選びます。

場所の候補を比べる：カフェ・相手の事務所・会議室・オンライン

持ち帰れるように、表にまとめます。料金は店や施設で違うため、金額は書きません。

場所	向いている場面	気をつけること	費用は誰が持つか
相手の事務所	初めて会う／資料を広げる／金額の話	来客用の席が空いているか、先方の予定を聞く	場所代はかからないことが多い
自分の事務所・自宅の近く	2回目以降／相手がこちらに来る用事があるとき	初回に指定すると、相手の移動が長くなりやすい	場所による
カフェ	顔合わせ／軽い相談	隣の席との距離。金額や社名の話は避ける	飲み物代。呼んだ側が持つことが多いと見ている
ホテルのラウンジ	少し改まった顔合わせ	席の条件や予約の可否は店による	店によって違うので事前に確認
貸し会議室	金額の話／資料を広げる／1時間を超える	予約が要る。地図URLを相手に送る	施設によって違うので事前に確認
オンライン	画面共有で足りる確認／2回目以降	通信の状態。初回はできれば会いたい	場所代はかからない

初めて会うなら、相手の事務所がいちばん候補になりやすい

理由は2つあります。1つは、相手が移動しなくていいこと。もう1つは、相手の仕事場が見えること。どんな人が何人で働いているか、壁に何が貼ってあるか。それだけで、会う前にはつかめなかった情報が手に入ります。これ自体が下調べになります。

聞き方は、こうです。

もしよろしければ、御社に伺います。

この一文を添えるだけで、相手は「来てもらうのは悪い」と思わずに返事ができます。事務所に人を入れたくない会社もあるので、断られたら次の候補に進みます。

貸し会議室やラウンジに切り替えるとき

次の4つのどれかに当てはまったら、カフェや事務所から切り替えます。

• 金額の話をする
• 資料を広げる
• 1時間を超えそう
• 相手の事務所が使えない

貸し会議室の予約は3ステップです。

1. 相手の最寄り駅から近い施設で、希望の日時の空きを確認する
2. 予約する
3. 住所と地図URLを、相手に送る

3つめまで終わって、はじめて場所が決まったことになります。地図URLを送り忘れると、相手は自分で調べることになります。

オンラインにした方がいいとき

次のようなときは、オンラインのほうが相手の負担が軽くなります。

• 相手の移動が片道1時間を超える
• 画面共有で足りる中身
• 2回目以降の確認だけ

ただし初回は、できれば会うのがこのメディアの立場です。顔を合わせたときの空気は、画面越しでは伝わりにくいところがあります。相手が遠方で難しいときに、オンラインを選ぶくらいがちょうどよいと考えています。

カフェで打ち合わせるときに気をつけること（チェックリスト）

会う前に、次の6項目を確かめます。印刷して使えます。

• □ 隣の席との間が空いている
• □ BGMや話し声が大きすぎない
• □ 電源がある（または、電源がなくても足りる）
• □ 1〜2時間いても嫌がられない
• □ 予約できる、または混む時間を外せる
• □ 相手の最寄り駅から歩いて5分以内

下見に行けないときは、地図アプリの写真で席の様子を見るだけでも違います。席の間隔と照明の明るさは、写真でも大まかに分かります。

当日の動き：先に着いて、相手が見つけやすい席を取る

10分前に着きます。入口が見える席に座ります。着いたら、相手にこう送ります。

着きました。入口から見て右奥の窓際にいます。

注文は、相手を待つか先に済ませるかで迷うところです。基本は、相手が着いてから一緒に頼む形をおすすめします。先に頼むと、相手だけが何も持たずに座ることになり、少し気まずい空気が出ます。

お会計はどうするか

決まりはありません。そう前置きしたうえで、呼んだ側・お願いする側が払う場面が多いと私は見ています。相手が払うと言ってくれたら、素直にお礼を言います。

迷ったときは、席を立つ前に「ここは私が」と一言で済ませます。レジの前で押し問答になると、せっかくよい雰囲気で終わった打ち合わせが、最後に締まりません。

NG例：やりがちな3つ

やりがち	直し方
① 見積の金額を声に出して読み上げる	金額は紙を指で示す
② 相手の取引先の名前を、そのまま口に出す	「A社さん」と呼ぶ
③ パソコンの画面が通路側を向いている	壁を背にして座る

3つとも、相手がどう受け取るかの目線で見ると分かりやすくなります。取引先の名前が隣の席に聞こえたとき、困るのは自分より相手です。相手の持ち物（社名や取引先）を預かる気持ちで話すと、自然に声の大きさも変わります。

場所を聞くメール・候補を出すメールの文面

相手に場所を聞くメール（相手の都合に合わせたいとき）

件名は、用件と日時を入れます。

件名：打ち合わせ場所のご相談（10月20日 14時）

◯◯株式会社 ◯◯様

お世話になっております。△△です。 10月20日（火）14時からの打ち合わせ、ありがとうございます。

伺う場所は、ご都合のよいところに合わせます。 御社に伺うか、◯◯駅近くのカフェなどいかがでしょうか。 ほかによい場所があれば、教えていただけますと幸いです。

また、打ち合わせは1時間ほどを予定しています。 当日、その後のご予定はございますか。

どうぞよろしくお願いいたします。 △△（電話番号）

順番は、日時の確認、場所は相手に合わせる、候補、ほかの案を聞く、です。聞くだけで終わらせず、候補を必ず添えます。そうすると、相手は「はい、それで」と返すだけで済みます。

こちらから候補を2つ出すメール

相手が「①で」と短く返せる形にします。

件名：打ち合わせ場所のご提案（10月20日 14時）

◯◯様

お世話になっております。△△です。 10月20日（火）14時の打ち合わせの場所について、2つご提案します。

① 御社に伺う ② ◯◯駅東口の「△△」（地図：https://〜） 　席の間が広く、話しやすい店です。

ご都合のよいほうを、番号だけでお知らせいただければ手配します。 ほかによい場所があれば、そちらに合わせます。

どうぞよろしくお願いいたします。

店名には、地図URLと「席の間が広く、話しやすい店です」の一言を添えます。相手は店を知らないことが多いので、どんな店かが一言あるだけで、返事がしやすくなります。

前日の確認メール

「明日よろしくお願いします」だけのメールは、場所の情報がなく、当日に迷う原因になります。次の4つを1通にまとめます。日時、場所、目印、遅れる場合の連絡先です。

件名：【明日14時】打ち合わせのご確認

◯◯様

お世話になっております。△△です。 明日の打ち合わせについて、改めてご連絡します。

・日時：10月20日（火）14時〜15時ごろ（所要1時間ほど） ・場所：◯◯駅東口「△△」（地図：https://〜） ・目印：改札を出て右、1階に花屋のあるビルの2階です ・遅れる場合の連絡先：090-xxxx-xxxx（△△）

私は10分前に着いて、入口が見える席でお待ちしています。 どうぞよろしくお願いいたします。

当日うまくいかなかったときの立て直し方

店が満席・臨時休業だった

対策は、最初から近くの第2候補を1つ決めておくことです。店の前で慌てて探すと、相手を待たせる時間が増えます。相手には、次のように送ります。

申し訳ありません、◯◯が満席でした。 向かいの△△に席を取りました（地図：https://〜）。 入口の看板が目印です。

うるさくて話が聞き取れない

我慢して続けると、聞き返しが増えて、話が浅くなります。最初の5分で、こう伝えます。

少し声が聞き取りづらいので、場所を変えてもよろしいですか。

言い出すのが遅いほど、言いにくくなります。相手も同じように感じていることが多いので、先に言ったほうが場が軽くなります。

どちらかが遅れる

自分が遅れると分かった時点で、何分遅れるかを入れて連絡します。

電車の遅れで、10分ほど遅れそうです。先にお入りください。 着き次第、お席に伺います。

相手が遅れたときは、こう返します。

お気をつけてお越しください。奥の席でお待ちしています。

急かさず、場所を伝え直すのがコツです。

場所が決まったら、会う前の30分でやること

相手のサイトとSNSを見て、聞きたいことを3つ書いておく

場所決めで始めた下調べを、ここで仕上げます。たとえば次のような材料です。

• 最近の投稿で扱っていた新しいサービス
• 採用ページに出ている人数
• 事務所の移転

メモは3つまでにします。多いと、その場で全部聞こうとして、話が散らかります。持ち物も、ここで確かめます。名刺、紙の資料を1部、スマホの充電です。

話す順番を1枚に書いておく

最初の5分に何を聞くか、どこで自分の話をするかを、紙に書いておきます。そうすれば、その場で乗り切ろうとしなくて済みます。打ち合わせ全体の流れは、フリーランスの営業の進め方にまとめています。

帰り際に、次の場所まで決めてしまう

帰り際に一言、聞いてみてください。

次回も、今日と同じこちらでよろしいですか。

これで、次の場所決めのメールは要らなくなります。

今日やれる形に落とすなら、これです。いま予定している打ち合わせの相手の最寄り駅を調べて、候補を2つメモしてください。それが、場所のメールの下書きになります。

個別の契約や取引に関わる判断は、必要に応じて専門家に相談してください。