商談後24時間フォローの技術 — 忘れられない一通の設計

返事が来ないのは、お礼メールの文面が下手だからではない

結論から言うと、お礼メールの中身を「感謝」から「確認」に設計し直すだけで、返事の来やすさは変わります。

商談のあと、お礼メールを送って、そのまま返事を待っている。それを繰り返しているなら、相手の番型かもしれません。出したあとに何をすればいいか習っていないので、「あとは相手の番」で止まってしまう型です。

返事が来ないのがつらいのではないと思います。こちらから追いかけたら「仕事が欲しい人」に見える気がして、それが嫌で追えないだけかもしれません。だから追わない理由を、お礼メールの文面のせいにしてしまう人もいるかもしれません。文面をもっと丁寧に直せば返事が来る気がして、言葉選びにばかり時間を使ってしまうこともあります。

でも、返事が来ないのは、お礼の言葉が足りなかったからでも、文面が硬かったからでもありません。商談の場で「次に誰が何をいつまでにやるか」を決めずに終わっていて、メールでもそこを決めていないからです。相手からすれば、まだ返事をする理由がない状態です。

だとすれば、渡せる許可は1つだけです。追いかけるのではなく、決まっていないことを1つ確認するだけでいい。お礼メールの本体は、感謝ではなく確認です。

直近の商談を1件思い出してみてください。「次に動くのは自分か、相手か」を口に出して言えるでしょうか。言えないなら、それが返事の来ない理由です。商談の場で決めたことを、メールでも守り切る。これは対面営業の極意全体に通じる基本の姿勢でもあります。この記事では、その1点を埋めるための書き方を、順番に渡していきます。

24時間で区切る理由は「熱が冷める前」ではなく、相手の返信の物差し

24時間は記憶が消える境目ではなく、遅いと感じられ始める境目

一般社団法人日本ビジネスメール協会の調査では、7割近い人が1日（24時間）以内に返信がこないと遅いと感じています。

この数字が示しているのは、「相手の記憶が薄れる境目」ではなく、「ビジネスメールとして遅いと受け取られ始める境目」です。商談後のメールも同じで、相手の記憶がどうこうという話ではなく、相手が普段メールに対して持っている物差しに、こちらが合わせるかどうかの話です。

実務の目安は当日中。ここからは自分の商談を振り返っての整理

商談直後のお礼メールは相手の記憶に残る絶好のタイミングで、できれば当日中、遅くとも24時間以内に送ることが目安とされています。

翌々日になると、相手の頭はもう別の案件に移っています。こちらの話を思い出すところから始めないといけなくなり、話が一歩進むどころか、説明のやり直しから入ることになります。

24時間を守れないときの手順

商談直後、駅のホームや車内で件名と1行目だけ下書き保存しておきます。本文は夜に足し、送信予約をかけておく。全文をゼロから書こうとするから、翌日以降にずれていきます。

24時間以内なら早いほどいい、というわけでもありません。深夜に着くくらいなら、翌朝の営業時間に届く形にしています（自分の場合です）。深夜3時に届いたお礼メールは、内容より時間の非常識さのほうが印象に残ってしまいます。

NG例：時間だけ守って中身が空の一通

24時間以内に送っても、中身がこれだけでは返事は来ません。

本日はお時間をいただきありがとうございました。今後ともよろしくお願いいたします。

時間を守ることは前提で、中身がなければ意味がありません。次の章で、中身の部品を分解します。

お礼メールは5つの部品でできている（お礼は1行でいい）

持ち帰り用の表

部品	役割	目安の長さ	書き出し例
①件名	あとから探せる言葉	1行	「〇〇の件／〔社名〕〔氏名〕」
②お礼	会ってもらったことへの感謝	1行	「本日はお時間をいただきありがとうございました」
③引き写し	相手が言ったことをそのまま戻す	1〜2行	「『〇〇』とおっしゃっていた点、〜」
④宿題の確認	誰が・何を・いつまでに	2〜3行	「次回までに、こちらで〜をご用意します」
⑤次の一歩	日付を2つ出す	1〜2行	「〔9/11(金)〕か〔9/15(火)〕で15分いただけますか」

件名は「〇〇の件／〔社名〕〔氏名〕」のように、あとから探せる言葉を入れます。「本日はありがとうございました」だけの件名は受信箱で埋もれ、あとで探し出せません。

一番効くのは③。自分の言葉に直さない

③が要です。自分の説明を足すのではなく、商談で相手が使った言葉をそのまま1つ戻します。「職人が採用できないのが一番痛い、とおっしゃっていた点、こちらでも考えてみました」というように。要約して自分の言葉に直すと、とたんに効かなくなります。相手が聞いてほしかったのは、自分の言葉が届いたという事実だからです。

長さの目安は200〜300字

同じ調査で、約7割の人が1通のメールを1分以内に読んでいます（平均1分27秒）。1分で読み切れない量のメールは、読まれ方そのものが変わります。流し読みされると、③の引き写しも埋もれてしまいます。200〜300字を目安に削ってください。

⑤の書き方：日付を2つに絞る

「またご連絡します」ではなく、「〔9/11(金)〕か〔9/15(火)〕のどちらかで15分いただけますか」と書きます。日付を2つに絞ると、相手は選ぶだけで返信できます。選択肢がゼロだと考える負担になり、多すぎると決められません。2つがちょうどいい数です。

NG例：本文の8割が自社サービスの説明

商談で話したことの再放送になっているメールは、読む人には新しい情報がありません。自社の実績や受賞歴を並べる代わりに、③と④と⑤に文字数を使ってください。

そのメールは、相手が社内で使えるか（転送される一通の作り方）

商談のあと、相手が本当に困っているのは、上司や共同経営者にどう説明するかだったりします。その説明文を代わりに書いておくのが、フォローメールの中身だと考えています。

転送される前提で書く

宛名の相手以外が読んでもわかる形にします。社内の人が読んで意味の通らない略語、なれなれしい言い回し、絵文字は外します。商談の場では通じた軽い言葉も、転送された先の上司には伝わりません。

たとえば「例の件、いい感じで進められそうです！」ではなく、「〔サービス名〕導入の件、9月中の運用開始を前提に進めております」と書きます。前者は商談に同席していない人には何のことか分からず、転送しても説明を1から書き足す手間が発生します。

入れると効く3行

次の3行を入れておくと、そのまま相手が社内で使う説明になります。

1. 相手の課題の要約1行（「〇〇でお困りとのことでした」）
2. こちらができること1行（「その場合、弊社では〜という対応が可能です」）
3. 費用の考え方1行（総額だけでなく「何にいくら」の見出しだけでも出す）

3点目は、総額を書けという意味ではありません。「初期費用」「月額」など、内訳の見出しだけでも先に出しておくと、相手は社内で金額の話を切り出しやすくなります。

添付に頼らない

見積書や資料をPDFで送るときも、本文に要点3行を書き写します。添付は開かれないまま転送されることがあります。本文だけ読んで、相手の上司が判断できる状態を作っておきます。

NG例：検討事項が絞られていない

「ご検討のほどよろしくお願いいたします」で終わると、相手は何を検討すればいいか分からないまま止まります。「〔導入時期〕と〔対象部署の範囲〕の2点だけ、社内でご確認いただけますか」と、検討事項を絞って渡してください。

送信前に、このメールをそのまま上司に転送されて困らないか、一度読み返してみてください。

そのままコピペできる3場面の文例

日付・社名・商材は〔　〕で置き換えてください。いずれも200〜300字が目安です。

①初回商談後（まだ何も決まっていない）

件名：本日の打ち合わせの件／〔社名〕〔氏名〕

〔氏名〕様

本日はお時間をいただきありがとうございました。 「〇〇でお困り」とおっしゃっていた点、社内でも共有し、対応を検討いたします。 次はこちらから〔資料/概算〕をお出しします。〔9/12〕までにお送りします。 引き続きよろしくお願いいたします。

次に動くのは自分だと明記しています。

②見積を出したあと

件名：〔案件名〕お見積りの件／〔社名〕〔氏名〕

〔氏名〕様

先日はお時間をいただきありがとうございました。 お見積りの内訳は〔初期費用/月額〕でお出ししています。どこを増減できるかもご相談可能です。 社内でご確認いただくうえで足りない資料があればお申し付けください。〔9/16〕にこちらから一度ご連絡します。

締めの一文で、次に動くのは相手だと分かります。

③その場で断られたあと

件名：本日はありがとうございました／〔社名〕〔氏名〕

〔氏名〕様

本日はお時間をいただきありがとうございました。今回は見送りということで承知しました。 また〔来春の繁忙期前〕に、状況が変わっていないか一度うかがえればと思います。 その際はよろしくお願いいたします。

食い下がらず、断った理由には触れません。次の接点だけ残します。

3通の違いは最後の一文だけ

3通とも構成は同じで、最後の一文だけが違います。①は自分、②は相手、③は時期。次に動くのが誰かを、その一文で決めています。ここだけ変えれば、他の場面にも流用できます。

やりがちな3つのNGと、直した文面

NG1：全文が自分の話

会社紹介や実績、受賞歴で埋まっているメールです。

Before：

弊社は創業〇年、〇〇の分野で多数の実績があり、〇〇賞も受賞しております。

After：

「〇〇でお困り」とおっしゃっていた点、こちらでも考えてみました。〔自社の話は1行だけ〕

冒頭に相手が商談で言った言葉を1つ入れ、自分の話は1行に削ります。

NG2：「またご連絡いたします」で締める

いつ、が抜けているので、相手の予定に入りません。

Before：

またご連絡いたします。

After：

〔9/15(火)〕に一度ご連絡します。

日付を書くだけで、相手の頭の中で「その日まで待てばいい」という扱いに変わります。

NG3：テンプレの使い回し

相手の名前と社名しか変わっていないメールは、読む側は3通目で気づきます。

Before：

いつもお世話になっております。本日は貴重なお時間をありがとうございました。

After：

「〇〇」とおっしゃっていた一言、印象に残りました。

商談中に相手が使った言い回しを1つだけ、そのまま拾って入れます。メモを取っていないと書けないので、商談中に相手の言葉を2つメモしておく運用にしています。

送信前チェックリスト

• 件名にあとから探せる言葉があるか
• お礼は1行に収まっているか
• 相手の言葉が1つ入っているか
• 誰が・何を・いつまでにが書いてあるか
• 日付が2つ出ているか
• 転送されて困らないか
• 200〜300字に収まっているか

返事が来なかったときの2通目——催促にしないための置き方

1通目の設計で決まる

1通目で「〔9/16〕にご連絡します」と書いてあれば、2通目は催促ではなく約束の履行になります。2通目の文面をどう工夫するかより、1通目の設計のほうが効きます。

2通目の中身の手順

1. 前回の要点を1行で再掲する
2. 相手が「はい／いいえ」で答えられる一文にする（例：「今回は時期尚早ということでしたら、そのようにお返しいただければ追いかけません」）
3. 次の連絡時期を自分から置く

「お忙しいところ恐れ入りますが」で埋めないでください。埋めても、相手が答えやすくなるわけではありません。

回数の統計は使わない

「営業のフォローは複数回の接触で決まりやすい」という説明に、具体的な回数や割合の数字を添えた情報が、ネット上で広く出回っています。ただ、この記事ではその数字を使いません。出典とされる団体が実在せず、一次資料が確認できないという指摘があるためです。

回数の目標を持つより、次の連絡日を1つ決めるほうが、実際には動きます。

引き際の線引き

相手が「今は動けない」と言葉にしたら、頻度を落として時期を置きます。毎週の連絡を、四半期に一度の近況報告くらいまで間隔を空ける、というイメージです。一番もったいないのは、時期の話をしないまま連絡が消えることです。連絡が途切れた相手は、次に思い出してもらえる機会もそのまま失います。

返事を追いかけるかどうかで悩む前に、決めることは1つだけです。次の連絡日を先に決めておく。それだけで、2通目は催促ではなくなります。1通目を出す時点で、2通目の日付まで決めてしまう。そこまでやって、24時間フォローの設計は完成します。