仕事を受けすぎてしまう人へ｜断らずに、時期をずらして受ける言い方

仕事を受けすぎるのは、段取りが下手だからではない

断る必要はありません。「◯日から取りかかれます」と、着手できる日を一言渡すだけでいいのです。

手持ちの案件が2件ある週に、3件目の依頼が来ました。断る理由なんてないし、断りたくもありません。依頼のメッセージには「急ぎで恐縮ですが」と書かれていました。急かされている気がして、考える前に「大丈夫です、やります」と返信した、その夜の話です。

返信した時点では、まだ何も困っていません。困るのは、翌朝からです。

「やります」と返した夜に起きていること

返信した直後は、ほっとします。依頼を保留にせず、相手を待たせずに済んだからです。ところが翌朝、3件分の納期が同時に迫っていることに気づきます。気がつけば夜中に作業していて、仕上がりも本来より下がります。

納品してお礼を言われても、どこかで後ろめたさが残る。デザインでも、原稿でも、現場に入る仕事でも、起きることは同じです。この繰り返しに、心当たりのある人は多いと思います。

断れない型かもしれません

断れない型かもしれません。断ったら次が来ない気がして合わない仕事も受け続け、いい話が来たとき手が空いていない型です。「自分はまだ、仕事を選べる立場じゃない。だから断れない」――そう自分に言い渡している人が多いです。

「断る」と「ずらす」を同じものだと思っている

仕事を受けすぎるのは、段取りが下手だからではありません。「断る」と「時期をずらす」を同じものだと思っていて、手元に「受ける」か「断る」の二択しかないからです。二択なら、受けるほうを選ぶのは自然なことです。

依頼を次々に引き受けていくと、本来やるべき業務がおざなりになったり、キャパオーバーになったり、心身ともに疲弊してしまう可能性がある、と指摘されています。仕事に使える時間には、もともと限りがあります。

性格を変える必要はありません。「受ける」「断る」の二択に、「ずらして受ける」を一つ足すだけで、ここから抜けられます。

「時期をずらして受ける」は、断ることではない

依頼する側にとって「今は無理」と「◯日なら確実」は別の情報

依頼する側の立場で考えてみます。「今は立て込んでいて…」とだけ伝えられても、相手は次にどう動けばいいか分かりません。今の状況を伝えているだけで、相手が動くための材料になっていないからです。私は「◯日から取りかかれます」と日付まで伝えるようにしてから、相手から「では、その日でお願いします」と即答されることが増えました。

日付があれば、相手は自分の予定を組めます。同じ依頼でも、「今は無理です」とだけ返ってくると、相手はもう一度別の人を探すしかありません。「◯日からなら」と返ってくれば、まずはその日を空けて待とうと思えます。

「嫌ではないけれど、今はできない」を伝える

依頼を断らざるを得ない状況のときは、「2日後なら提出できます」「来週は余裕があります」など、積極的に代替案を提示するとよいとされています。「嫌ではないけれど、今はできない」という真意が伝わるように意識しておくと、相手を思いやる言葉や態度になり、断ってもその後の関係性に大きく響かない、とされています。金額でも品質でもなく、伝え方ひとつで受け止められ方が変わります。

全部受けて全部遅らせる方が、相手に迷惑がかかる

3件同時に受けて3件とも遅れれば、迷惑をかける相手は3人になります。1件だけずらして、残り2件を期日どおりに出せば、迷惑をかける相手はいません。「頑張ります」で受けてから、納期直前に「すみません、遅れます」と伝えるのが、いちばん相手を困らせるやり方です。相手はその時点まで、別の手を打てないからです。

そのまま使える「時期をずらして受ける」言い方

先に期限を聞く

順番はこうです。①「いつまでに必要ですか」と聞く。②手持ちの予定を見る。③日付を渡す。「やります」と即答する前に期限を聞くだけで、ずらせる案件かどうかが分かります。「いつまでに必要ですか」と聞くと、「来月末で大丈夫です」と返ってくることもあります。急ぎだと思い込んでいた依頼が、実はずらせる案件だったと分かる瞬間です。

着手日を渡す

そのまま使える文例です。

「ぜひやらせてください。いま手持ちの仕事があって、◯日から取りかかれます。それでも間に合いますか」

最初に受ける意思、次に日付、最後に相手への確認。この順で組み立てます。デザインの仕事なら「ラフを◯日に出せます」、原稿の仕事なら「初稿を◯日に出せます」のように、成果物の単位に置き換えて使えます。相手が「もっと早くならないか」と聞いてきたら、「◯日までに一部だけ先出しします」と次の案に進めます。

一部だけ先に受ける

全体をずらしても、相手の作業を止めない言い方もあります。

「全体は◯日以降になりますが、まず構成案だけ今週中にお出しできます」

相手の職種や案件に合わせて、構成案の部分をラフや見積に置き換えて使えます。相手が社内で先に進めたい工程がある場合、この一部先出しだけで十分なことも多いです。全部を断るのは気が引けても、一部だけなら今すぐ渡せる、という場面は多いはずです。

避けたい言い方も3つあります。「ちょっと今立て込んでまして…」で濁して終わる。「なんとかします」で無理に受ける。「今回は難しいです」と日付なしで断る。

どれも、相手が次にどう動けばいいか分からないまま終わります。共通しているのは、自分の都合しか話していないことです。相手が次に取る行動まで一言添えると、同じ内容でも受け取られ方が変わります。

案件が重なったときの優先順位のつけ方

「期限が動かせるか」を先に見る

重要か緊急かより先に、動かせるか動かせないかで分けます。イベント当日、印刷の入稿日、相手の社内会議に間に合わせる資料など、動かせない案件を上に置きます。相談できる案件は、ずらす候補にします。

「自分が動かないと相手が止まる工程」を上に置く

相手が確認待ち・素材待ちにしている工程は、短くても先に進めます。自分だけで完結する作業は、後ろに回せます。確認待ちのまま放置すると、相手側の次の工程も止まってしまいます。作業時間が長い案件を優先しがちですが、相手を待たせている時間の長さで見るほうが、全体の迷惑は少なくなります。

3件重なった日の並べ方(具体例)

• A: 来週の展示会用チラシ(期限固定)
• B: 知人の会社のサイト改修(期限相談可)
• C: 新規で紹介された大きめの案件(着手日未定)

並べ方はこうなります。Aは期日どおりに進めます。Cは相手に期限を聞いて、着手日を渡します。Bには「来週以降でも大丈夫ですか」と聞きます。

Aを最優先にする理由は、期限が動かせないからです。Bを後ろに回せる理由は、相手も急いでいないからです。Cは着手日さえ渡せば、いったん保留にできます。

持ち帰れる表です。

案件	期限は固定か	相手は今待っているか	自分にしかできない工程か	次の仕事につながるか
A	○	○	○	○
B	×	×	×	○
C	×	×	○	○

○×で埋めて、×が多いものからずらす候補にします。Bは『期限は固定ではない』『相手は待っていない』『自分にしかできない工程ではない』と×が3つ付くので、真っ先にずらす候補になります。紹介から生まれた案件は、今回の対応がそのまま次の話につながります。

同じ条件でも、この列に○が付く案件は優先度を上げて検討します。頼まれた順に並べる、声の大きい相手を先にする、全部を少しずつ進めて全部が終わらない――このどれもが、あとで自分を苦しめるやり方です。

全部受ける人ほど、いちばん大事な話だけ断ることになる

いい話は、手がふさがっているときに来る

私は、断らずに全部受けていた時期ほど、受けたい話が来たときに「今は無理です」と本当に断るしかありませんでした。単価の高い継続案件を紹介されたことがありましたが、ちょうど手持ちがいっぱいで、その場で断らざるを得ませんでした。あとになって、別の案件を1つずらしていれば受けられたと気づきました。

手が空いていなかったのは、断れなかった案件で埋まっていたからです。ずらせない人は、結局いちばん大事な話だけを断ることになります。

「空き」は待っていても生まれない

手持ちが埋まってから考えるのでは遅いです。合わない仕事をずらす、または一部だけ受けることで、次の話を受けられる余白ができます。私が見てきた範囲では、余裕があるように見える人ほど、先に手持ちを整理して空きを作っています。忙しさをアピールすることと、実際に手が空いているかは別の話です。

ずらすのは、相手を大事にしないことではない

受けた仕事を期日どおりに納めるほうが、相手にとって誠実です。「断れない」は優しさではなく、手元に二択しかない状態です。性格の問題ではなく、いまハマっている型の問題です。

型は入れ替えられます。次の依頼から、少しずつ試せば十分です。

ずらしたあとに関係を切らさない順番

返事は早く、着手は遅くていい

返事の速さと、着手の速さは別のものです。依頼が来たら当日中に「やらせてください。着手は◯日からになります」と返します。返事を寝かせてから断るのは、返事の遅さそのものが相手を不安にさせるので避けます。

ずらした案件には、着手前に一度だけ連絡を入れる

「予定どおり◯日から取りかかります。それまでにご用意いただきたいものは◯◯です」

「ご用意いただきたいもの」は、写真素材、参考にしたいサイトやデザイン、原稿に必要な情報など、案件によって変わります。この一言で、相手の中で案件が「止まっている」から「動いている」に変わります。この連絡がないと、相手は「本当に来るのか」と不安になり、別の人に頼み直すことがあります。ずらした案件ほど、この一度の連絡を忘れがちなので、着手日の前日までに送る、と決めておくと抜けにくくなります。

相手が「どうしても今すぐ」を譲らないとき

そのときだけ、本当に断ります。

「今回は間に合わせられないので、他の方にお願いいただいた方が確実です。次の機会があればぜひ声をかけてください」

「嫌ではないけれど、今はできない」という真意が伝われば、断ってもその後の関係性に大きく響きにくい、とされています。

今日やること: 次の依頼が来る前に「着手できる日」を決めておく

手持ち案件を3列で書き出す

紙でもメモでもかまいません。「案件名」「納期」「自分が動く日」の3列を書き出します。全部書いた時点で、いま依頼が来たら何日から着手できるかが見えます。

• 案件Aチラシ:5日後締切:今日から着手
• 案件B改修:30日後:来週から着手
• 案件C新規:未定:2週間後に着手可

この1枚があれば、次の依頼に即答できなくても困りません。頭の中だけで管理していると、依頼が来るたびに一から手持ちを思い出す作業が発生します。紙に出しておけば、その手間そのものがなくなります。

「次に受けられる日」を1つ決めておく

依頼が来てから考えると、「やります」が先に口から出てしまいます。先に決めておけば、返事に日付を入れられます。

仕事の取り方そのものを見直したい場合は、独立後の営業のやり方もあわせて読んでみてください。

断れない型から抜ける最小行動

次の依頼の返事に、日付を1つ入れる。それだけです。断る練習は要りません。話し方を練習する必要もありません。性格を変える必要もありません。

3件目の依頼が来たあの夜、手元にあったのは「受ける」か「断る」の二択でした。どちらを選んでも、後ろめたさか気まずさが残ります。

次に依頼が来たときは、もう一つ選択肢があります。「ずらして受ける」です。日付をひとつ渡すだけで、相手も自分も、無理をしなくて済みます。