見積をLINEで送るとき｜添える一言と、PDFにして送る場面

見積はLINEで送ってかまわない。黙られる原因は、金額だけで届くこと

検索の答えを先に出す

相手とふだんLINEでやりとりしているなら、見積もLINEで送ってかまいません。メールのほうが丁寧、という優劣の話ではなく、相手がふだん見ている画面に送るほうが実際に見てもらえます。打ち合わせの連絡をLINEでしていたのに見積だけメールに切り替えると、見落とされたり後回しにされたりします。連絡手段は相手に合わせる、それだけの話です。

「LINEだと軽く見られるから」ではない

LINEで見積を送ったあと返事が来ないと、送り方が悪かったのかもしれないと考える人が多いです(仮説)。もっと丁寧な方法があったのでは、メールにすべきだったのでは、と自分の送り方を疑います。

ただ、止まる理由は送り方ではありません。金額の数字だけが届いて、その中身を相手が知らないからです。数字だけを見せられても、何にいくらかかっているのか分からないまま、高いか安いかだけを考えることになります。判断材料がないまま聞かれれば、返事に詰まって当然です。送り方を変える前に、届いている中身のほうを見直します。

値段が言えない型かもしれない

値段が言えない型かもしれません。金額を言うことが自分の値打ちを言うことになっていて、口に出せない型です。LINEで見積を送るのは、面と向かって金額を言わずに済むからでもあります。

金額を送る瞬間、自分の値段を言っている気がする、そう感じている人は少なくないと思います。ですが値段は自分の価値の点数ではなく、仕事の条件です。条件であれば、中身を添えて淡々と渡してかまいません。

NG例:「お見積もりです。ご検討よろしくお願いします」と金額の画像を1枚だけ送る。相手に残る情報は数字だけになります。

LINEで見積を送るときに添える一言|そのまま使える文例

送る順番は「前置き→金額の中身→次の一手」の3つ

1. 何の見積か(打ち合わせで話した◯◯の件)
2. 金額に何が入っているか(作業・回数・納期)
3. いつ何をしてほしいか

この順番を崩さなければ、文面に迷う時間が減ります。いきなり金額から入ると、相手は前置きなしに数字だけ渡された感じになります。

文例(初めての相手)

先日はありがとうございました。お話しした◯◯の見積をお送りします。金額には、打ち合わせ2回と修正2回までが入っています。ご不明な点があれば、この画面でそのまま聞いてください。◯日(◯)ごろに一度ご連絡します。

連絡日を先に伝えておくと、相手も「いつまでに決めればいいか」が分かります。質問はこの画面で受け付ける、と書いておくと、折り返す手段を相手に迷わせません。

文例(何度か仕事をしている相手)

◯◯の件、見積できました。前回と同じ進め方で、今回は◯◯の分が増えています。ご確認お願いします。

毎回説明し直す必要はありません。前回との違いだけ書けば足ります。

NG例:「とりあえず送ります」「高かったら言ってください」は、自分から値引きの口を開けています。書きません。

総額1行で送らない。LINEの画面で見せる金額の分け方

総額しか見えないと、相手は「高いか安いか」しか話せない

金額を1行の総額だけで見せると、相手が話せることは「高いか安いか」しかなくなります。中身を2〜4つに分けて見せると、話題が「どれを残すか」に変わります。同じ金額でも、内訳が見えているだけで、相手は「修正2回は多いので1回に減らせますか」のように具体的な相談をしやすくなります。

分け方の例(ホームページ制作の場合)

• 設計・デザイン
• ページ作成(◯ページ)
• 修正(◯回まで)

数字は自分の見積に合わせます。行数は4行までにおさめます。

分け方の例(写真撮影の場合)

• 撮影(◯時間・◯カット)
• データ納品(レタッチ◯枚まで)
• 追加撮影・追加レタッチ(◯回まで)

業種が違っても、作業・回数・納期の3つに分けるという考え方は変わりません。

3つの案を出すときの見せ方

全部入り・標準・最小を並べるときは、標準の案に「いちばん多く選ばれる形です」とは書きません。確認していないなら事実ではないからです。代わりに「打ち合わせのお話からいちばん合うと思う案です」と、自分の判断として書きます。

NG例:細かい単価を20行並べる。LINEの画面では読まれません。細かい内訳はPDFに回します。

PDFにして送る場面、LINEの本文だけで済ませる場面

PDFにしたほうがいい場面

• 相手がほかの人(共同経営者・家族・経理を頼んでいる人)に見せそうなとき
• 金額が大きく、内訳の項目が多いとき
• 支払い条件や納期など、あとで「言った・言わない」になりそうな条件があるとき

本文だけで済ませていい場面

• 何度か頼まれている相手の小さな追加作業
• 内訳が3行以内でおさまるとき
• 相手のほうから「ざっくりでいいのでLINEで」と言われたとき

PDFを送るときも本文は省かない

PDFだけを送ると、相手が開く前に止まります。本文に「合計◯円、内訳はPDFの1枚目です」と要点を書き、開かなくても分かるようにします。

NG例:スマホで撮った紙の見積の写真を送る。文字が読みにくく、転送もしづらくなります。

注意:LINEのファイル送信の容量や保存できる期間は、公式の数字を確認できていないため断定しません。あとで見返せるように、PDFは自分の手元にも残しておいてください。

送るのが遅れると、中身がよくても冷める。当日か翌日に送る段取り

納得いくまで作り込むと、相手の熱が下がってから届く

見積の中身を練り込むほど、送るまでの日数が延びます。打ち合わせで話が盛り上がった日ほど、早く出したほうが話が続きます。日が空くほど、相手の頭の中では別の依頼先の話が先に進んでいる、ということも起こりえます(仮説)。

当日に送れないときは、先に一言だけ送る

本日はありがとうございました。見積は◯日(◯)までにこのLINEでお送りします。

日付を決めて先に伝えると、自分も後ろに回しにくくなります。相手も、いつまで待てばいいかが分かります。

早く出すための下準備

よく出す作業を3〜5個選び、文例と金額の分け方をセットにしてスマホのメモに置いておきます。毎回いちから文面を考える必要がなくなり、送るまでの時間が短くなります。

NG例:「まとまり次第送ります」と日付を言わない。相手はいつまで待てばいいか分かりません。

送ったあと既読のまま止まったとき、LINEで送る次の一言

既読で返事がないのは、断られたとは限らない

既読のまま返事が止まると、断られたと考えがちです。ですが、内容を見たあと決め方が分からなくて止まっている人もいます(仮説)。高いと思われたと決めつける必要はありません。

追いかけの一言は「決めやすくする情報」を1つ足す

念のため、◯月から始めると◯月末に納められます。ご都合の合う時期があれば教えてください。

催促ではなく、判断の材料を渡します。「ご検討いかがでしょうか」だけでは、相手は同じ判断をもう一度迫られるだけで、返事は書きやすくなりません。

送る日を先に決めておく

見積を送った時点で、次に連絡する日を伝えておきます。最初の文例にある「◯日ごろに一度ご連絡します」の一文です。その日が来たら、決めた通りに送ります。日付を決めておけば、催促のつもりがなくても催促に見える心配が減ります。

NG例:「ご検討いかがでしょうか?」だけを送る。相手は同じ判断をもう一度迫られるだけです。

値引きをLINEで頼まれたとき、その場で数字を下げない

何を削るかを先に確認する

見積を送った直後に「もう少し安くなりませんか」とLINEで返ってくることがあります。ここで慌てて金額だけ下げると、次に頼むときも同じやり取りが起きます(仮説)。金額を下げる前に、何を削れば下がるのかを相手と確認します。

ご検討ありがとうございます。金額を見直すとすると、修正の回数か納期のどちらかになります。どちらを減らしますか?

中身を削ってから金額を下げる、という順番を保ちます。数字だけを下げると、次の依頼でも同じ金額で頼めると思われてしまいます(仮説)。

NG例:「わかりました、◯円にします」とだけ返す。何を削ったのかが残らないまま金額だけ下がり、次の見積のときも同じ交渉をされます。

分割払いの相談も、回数と金額を文字にして返す

支払いを分けたいという相談が来たときも、LINEの本文にそのまま数字で返します。

着手時に◯円、納品時に◯円でいかがでしょうか。

口約束のまま話を進めず、金額と時期を文字に残しておくと、あとで思い違いが起きにくくなります。

今日から使える|LINEで見積を送る前の確認表

送る前の5項目チェック

1. 何の件の見積か書いたか
2. 金額の中身を2〜4つに分けたか
3. PDFにするかどうかを場面で決めたか
4. 次に連絡する日を書いたか
5. 「安くできます」「高かったら言って」を書いていないか

まずは今の見積1通で試す

手元にある送りそびれの見積、送ったきりになっている見積を1通選び、確認表に沿って本文を書き直して送ってみてください。1通できれば、次からは文例を差し替えるだけで済みます。

見積を送るところは、営業の一連の流れの中の一場面です。見積の前(誰に会って何を聞くか)と後(返事をどう受け取るか)まで含めて順番を見ておくと、見積だけを直しても止まる原因に気づけます。

値段の話で迷ったら

消費税の表示や契約の扱いなど、法律・税金にかかわる書き方は一般的な考え方にとどめています。個別の判断は税理士など専門家に相談してください。