営業の振り返りの方法｜決まった案件の記録の残し方

営業の振り返りは「失敗」ではなく「決まった案件」から始める

毎回いちからになるのは、実力がないからではない

営業の振り返りの方法を一言で言うと、決まった案件を5項目で記録し、3件たまったら共通点を見る。それだけです。難しい分析も、専用のツールもいりません。

独立して2年、3年たっても、商談のたびに一から話す内容を考え直していませんか。「毎回ゼロから考えているのは、自分にまだ営業の力がないからだ」。そう自分に言い渡していませんか。

力がないからではありません。決まった案件を書き残していないから、毎回いちからになるだけです。腕の問題ではなく、記録の有無の問題です。会社員の営業が先輩から手順を教わって身につけるものを、独立した人は自分で書き残すところから始める必要があります。

たとえば、初回面談の前日に、また一から話す内容を考え直す。契約が決まった翌月には、何が決め手だったかをもう思い出せない。これを毎回繰り返している人は多いと思います。

失敗の反省だけしていると、手元に何も残らない

断られた翌日、こう考えて終わっていませんか。「もっと早く連絡すればよかった」「提案が弱かった」「もっと熱意を伝えるべきだった」。

これは記録ではありません。自分への判決です。判決は読み返しても、次にどう動けばいいかを教えてくれません。反省するほど気持ちは沈み、次の商談への腰が重くなります。だから翌月、また同じ場面で同じことをします。

一方で、決まった案件の「なぜ決まったか」は違います。入口はどこだったか、相手は何に困っていたか、何が決め手だったか。これは次の案件でそのまま使える手順になります。反省は判決止まりで終わり、記録は手順にまで育ちます。振り返りという同じ言葉を使っていても、向いている先がまったく違います。

毎回いちから型かもしれません

毎回いちから型かもしれません。毎回いちから考えていて、うまくいったやり方が手元に残っていない型です。

「決まったのはたまたまで、自分には営業のやり方なんてない」。そう思っている人は、少なくないと思います。

決まったのは運ではありません。書き出していないから、理由が見えていないだけです。書き出せば、自分がどう動いたときに決まったかが見えてきます。逆に言うと、書き出すまでは、うまくいった理由も、失敗した理由も、自分の記憶の中で同じくらい曖昧なままです。

今日やることは一つだけです。直近で決まった1件を、10分で書き出してください。方法はこのあと具体的に説明します。

営業全体の順番を先に押さえたい方は、フリーランスの営業のやり方を先に読んでください。読み終えたら、ここに戻ってきてください。この記事は、その中の「振り返り」だけを取り出して、記録の残し方を具体的に扱います。

決まった案件の記録に残す5項目

5項目の記録シート(表)

決まった案件は、次の5項目だけを書きます。これ以上増やす必要はありません。

なぜこの5項目なのか。案件が決まるまでの流れは、5つの場面に分けられます。相手と出会う、困りごとを聞く、決め手が生まれる、金額が決まる、次につなぐ、の5つです。振り返りの5項目は、この5つの場面をそのまま抜き出しただけです。特別なフレームワークを覚える必要はありません。

項目	書く内容
①きっかけ	どこで、誰から知り合ったか
②困りごと	相手が最初に口にした困りごと(相手の言葉のまま)
③決め手	決め手になった一言か場面(相手の態度が変わった瞬間)
④金額と出し方	総額か分けたか、いつ言ったか
⑤次の口実	納品後にいつ何を見に行くか

この5項目は、あとの章で説明する「振り返りの3つの質問」にそのまま対応しています。表を、自分のメモアプリか表計算にコピーして使ってください。

各項目の書き方の例

言葉だけでは分量の感覚がつかみにくいので、書き方の例を見せます。デザイナーが案件を1件記録するなら、こういう形になります。

• ①前職の同僚の紹介。飲み会の場で名刺を渡した
• ②「ホームページが古くて、取引先に見せるのが恥ずかしい」
• ③見積の前に構成案を1枚だけ見せたところ、「こういうのが欲しかった」と言われた
• ④ある金額。デザイン・コーディング・原稿整理の3つに分けて出した
• ⑤公開から1か月後に、問い合わせ数を一緒に見る約束をした

職種が変わっても、書く形は変わりません。士業なら、①は異業種交流会での名刺交換、②は「相談する専門家が誰もいない」、③は初回相談で資料を1枚まとめて渡した場面になります。同じ5つの枠に、自分の言葉を当てはめるだけです。

1件はこの分量で足ります。長い文章にする必要はありません。箇条書き5行で、次に使える情報は全部そろいます。

書かなくていいもの

反省、感想、相手の人柄の評価、自分の気持ち。この4つは書かなくていいです。

理由は単純で、読み返したときに使えないからです。記録は日記ではありません。次の案件で真似する手順書です。

NG例を挙げます。「とても良い方だった」「自分の説明がうまくいった気がする」「今回は運が良かった」。こう書いても、次の案件で何を真似すればいいか分かりません。感想は自分の中だけに置いておけば十分です。5項目のどれにも当てはまらない言葉は、記録に書く必要がないということでもあります。

OK例とNG例を並べると分かりやすくなります。NG「今回はうまく話せた気がする」、OK「見積の前に構成案を見せた」。前者は再現できませんが、後者はそのまま次の案件でも行える手順です。

いつ書くか:決まった当日に10分だけ

当日に書く理由

決め手の一言は、3日空くと言葉が消えます。「見積の前に構成案を見せたら決まった」という具体的な場面が、「何か良い反応だった」くらいに薄まり、③が書けなくなります。

契約の返事が来た日、その場でスマホに打ってください。おすすめの順番は、請求書を作る前に書く、です。請求書は放っておいても作りますが、記録は放っておくと作りません。先にやる作業の直後に置くことで、忘れずに済みます。

10分で終わらせる書き方

5項目を1行ずつ、箇条書きで書きます。文章にしません。敬語にもしません。相手の言葉はカギカッコでそのまま書きます。

10分で終わらない人は、項目を増やしているか、文章を整えています。整えるのは禁止です。読みやすさより、書き終えることを優先してください。

手順はこうです。決まった連絡が来る、スマホのメモを開く、5行打つ、閉じる。これで終わりです。

溜めてしまったときの取り戻し方

半年分をまとめて書こうとしないでください。覚えている直近3件だけ、覚えている項目だけ書きます。空欄があってもいいです。

①きっかけと④金額は、請求書やメールを見れば埋まります。③決め手が思い出せない案件は、空欄のまま置いておいてください。無理に思い出そうとして時間を使うより、埋まる項目から埋めるほうが早く終わります。

それでも、入口と金額の出し方は並べられます。次の章の質問に答えるには、それで十分です。

記録から自分の型を取り出す3つの質問

質問1: 決まった案件は、どこから来たか

3件並べると、①きっかけに偏りが出ます。紹介が3件中3件なら、それが今の自分の営業経路です。SNSからの案件がゼロなら、今月SNSに時間を使うのをやめる判断ができます。

例えば、3件のうち2件が元同僚経由だったとします。その場合、次の1か月は元同僚に近況を伝える時間を先に確保する、という判断につながります。逆に、来た経路がばらばらなら、まだ固定するには数が足りていません。次の3件がたまるまで、判断を保留してかまいません。焦って1件だけで結論を出すより、3件そろってから判断するほうが、あとで動きを変えずに済みます。

質問2: 相手が最初に口にした困りごとは何か

②を並べてみます。「古くて恥ずかしい」「何を頼めばいいか分からない」。商品名ではなく、困りごとの言葉が並びます。

これが、次の営業で最初に聞く質問になります。「どんなサービスをお探しですか」ではなく、「今、何に困っていますか」から会話を始められます。

NG例は、自分の商品説明の言い方を振り返ることです。相手は説明ではなく、困りごとで決めています。振り返る対象を間違えると、次も同じところでつまずきます。

質問3: 金額は、どう出したら通ったか

④を並べます。「3つに分けて出した」「先に相場を伝えてから見積を出した」。通った出し方が見えてきます。

通った出し方が見つかったら、次からそれ以外を試さないでください。迷う時間が消えます。金額そのものではなく、「出し方」を型にするのがポイントです。同じ金額でも、総額だけ出したときと、内訳を分けて出したときとでは、相手の反応が変わることがあります。どちらが自分に合っているかは、3件並べれば見えてきます。

断られた案件の振り返りは「反省」ではなく事実だけ

書くのは事実3つだけ

断られた案件は、次の3つだけを書きます。どこで止まったか(見積の後、初回面談の後、返事待ちのまま、のどれか)。最後にやりとりした日。相手の最後の言葉(「検討します」「社内で相談します」など、言葉のまま)。

この3つ以外は書きません。所要2分です。理由や自分の評価は書かず、起きたことだけを残します。

「検討します」は、断りの言葉のこともあれば、迷っている言葉のこともあります。振り返りの段階では、その真意を判断しようとしなくていいです。判断はせず、言葉だけをそのまま残してください。

「自分が悪かった」を書かない理由

反省文は判決になります。「提案力がない」と書いた記録は、見返すたびにその判決を読み直すことになり、次の連絡が出せなくなります。

事実だけを書けば、判決ではなく構造が見えてきます。「見積の後で止まった案件が3件」という形です。構造は直せます。人格は直せません。だから書くのは事実だけにします。

決まった案件と並べて見る

決まった3件と、止まった3件を横に並べてみてください。違いは、腕ではなく①入口、②困りごとを聞けたか、④金額の出し方、のどれかに出ます。

例えば、止まった3件がすべて「問い合わせフォームから来て、初回で見積を出した」だったとします。決まった3件は逆に、すべて「紹介で、構成案を先に見せた」だったとします。これが分かれば、直すのは1か所だけです。腕を上げる必要はありません。順番を1つ変えるだけで、次の結果は変わります。

記録の置き場所:一人の営業に会社用の道具はいらない

スマホのメモ1つか、表計算1枚で足りる

案件名を縦に、5項目を横に並べた表1枚で足ります。会社のように上司に見せる必要がないので、自分が読めれば十分です。

手順はこうです。表計算アプリで新規作成する、1行目に5項目を入れる、決まるたびに1行足す。以上です。すでに使っているメモアプリがあるなら、新しいアプリを増やす必要もありません。

1行目の見出しは、案件名、①きっかけ、②困りごと、③決め手、④金額、⑤次の口実、の6列で足ります。案件が決まるたびに下へ1行足していくだけで、専用の案件管理ツールと同じ役割を果たします。

案件管理ツールを入れて続かなくなる落とし穴

入力項目が20個あるツールを入れる、初回で2件入れる、3件目から書かなくなる、半年後にログインしなくなる。よくある流れです。

項目が多いほど書かなくなります。5項目より増やしたくなったら、増やす前に、今の5項目が3か月続いたかを確認してください。続いていないなら、増やすのはまだ早いです。道具を変えることは、記録を続けることの代わりにはなりません。

見返すタイミングを決める

書いても見返さなければ、毎回いちからに戻ります。月初に5分、決まった案件の一覧だけを上から読んでください。

読む日を決めないと読みません。請求書を出す日など、すでに毎月やっている作業のあとに置くのがおすすめです。新しく予定を作るのではなく、今ある習慣に乗せるほうが続きます。

記録が3件たまったらやること:次の営業の準備に変える

一番多い入口に、今月の営業の時間を寄せる

質問1で分かった入口に、時間を先に取ります。紹介が多いなら、過去に仕事をした相手3人に、近況を伝える連絡を今月中に出します。

予定表に先に入れてください。空いた時間にやろうとすると、目の前の仕事に押されて後回しになります。「時間ができたらやる」営業は、たいてい実行されません。

決め手の一言を、次の初回面談で最初から使う

③に書いた場面を再現します。「見積の前に構成案を1枚見せたら決まった」なら、次の相手にも見積の前に構成案を見せます。

相手ごとに新しい方法を考える必要はありません。同じ手順を3回試して、3回とも反応が薄ければ、そのとき変えれば十分です。うまくいった手順を疑う前に、まず3回は繰り返してみてください。

型が手元に残ると「毎回いちから」が終わる

営業がうまくなったわけではありません。決まった理由が、手元に残っただけです。話し方も性格も変えていません。

性格はそのままでいいです。変えるのは、記録の有無だけです。この記事の要点を1行にすると、決まった案件を5項目で書き、3件たまったら3つの質問で見る、それだけです。

今日やることは一つです。直近で決まった1件を、5項目で書いてください。今すぐでなくても、今日中に。それだけで、来月の自分は今より少し楽に商談に向かえます。1年後には、案件が増えるだけでなく、商談のたびに迷っていた時間そのものが減っているはずです。