パートナー管理システムとは｜できること・導入効果・向く企業

パートナー管理システムとは、代理店の営業活動と契約情報を一元管理する仕組み

パートナー管理システムとは、ベンダー(メーカー側の企業)が代理店・販売店の情報、営業案件、売上、資料共有をひとつの場所でまとめて扱うシステムです。ツール選定全体の進め方はPRM・代理店管理ツール 完全ガイドにまとめています。

土台にあるのは「PRM(パートナーリレーションシップマネジメント)」という考え方です。CRMが顧客との良好で長期的な関係性の構築・維持を目指すのに対し、PRMは企業がその販売店や代理店、小売業者などビジネスパートナーとの関係強化を目指す点が異なります。ベンダー(メーカー)と代理店(パートナー企業)の関係を最大化するためのビジネス戦略手法、と言い換えることもできます。CRMとPRMの違いをさらに詳しく整理した記事にCRMとPRMの違いがあります。

現場では「代理店管理システム」「PRMツール」と呼ばれることもありますが、指しているものはほぼ同じです。呼び名の違いより、搭載機能が自社の課題に合うかどうかで見た方が実務的です。

導入前の典型的な状態を筆者なりに整理すると、契約管理はスプレッドシート、情報共有はメールというケースが多く、代理店データが可視化できず、施策も意思決定も属人化しがちです。パートナー管理システムは、この「バラバラに散らばった情報」を一箇所に集める道具です。

できることは3系統:管理・可視化・共有連携に分かれる

パートナー管理システムの機能は、パートナー情報や契約内容を扱う管理系、営業案件や売上の進捗を扱う可視化系、資料共有やチャットなど代理店とのやりとりを扱う共有連携系の3つに整理できます(分類は筆者による整理です)。管理系はベンダーの事務を、可視化系はベンダーの意思決定を、共有連携系は代理店側の営業現場を助けます。

機能ごとの詳しい一覧と、自社がどの系統で詰まっているかの見極め方は、代理店管理ツールの比較軸にまとめています。

導入で変わること:属人化していた代理店対応が、社数が増えても回るようになる

PRMツールが解決しようとしている課題は、次のようなものです。

• ごく一部の代理店しか売ってくれない
• スプレッドシートでの契約管理やメールでの情報共有など、業務が煩雑
• 代理店データが可視化できず、施策も意思決定も属人化している

これらの裏返しとして、導入効果は次の3つに整理されています。

1. 代理店との連携が円滑になり、代理店ビジネスの長期的な効果が見込める
2. ベンダー・代理店双方の売上向上につながる
3. 代理店営業の情報を可視化でき、社数が増えても適切なサポートを行える

「売上が上がる」より先に効いてくるのは、担当者の頭の中にしかなかった情報が外に出ることだと考えています。担当替えが起きても、パートナーとの関係が切れなくなるからです(筆者の見解です)。

市場自体も拡大しています。パートナー関係管理市場は2024年に13億3,000万米ドルと評価され、2033年までに42億9,000万米ドルへ成長、予測期間(2026〜2033年)のCAGRは13.9%になると予測されています。ただしこの数値は海外調査会社による推計で、レポートによって幅が大きく出ることが分かっているため、参考値として捉えてください。

見落とされがちな視点:システムは「代理店に選ばれる理由」までは作らない

ここが本記事で一番伝えたい部分です。システムインテグレーター、商社・卸売、OA機器サービス従事者200名への調査では、メーカーの製品を売りたくなる理由として最も多かったのは「メーカーとコミュニケーションしやすい・連携が取れている」で37%でした。機能でも価格でもありません。

つまり代理店が見ているのは、機能や価格の前に「やりとりのしやすさ」です。パートナー管理システムは、そのやりとりを速く・切れ目なくするための道具であって、関係そのものを代替するものではないと考えています(筆者の見解です)。

同じ調査では、代理店の80%以上が複数製品を取り扱い、6個以上の競合製品を取り扱う代理店も4分の1以上いることが分かっています。自社の製品は、同じ棚に競合が並んでいる前提で「思い出してもらえる状態」を作る必要があります。

また、製品選定は会社方針での決定が53%、現場での意思決定が45%です。決裁ルートが本部と現場の二層に分かれているため、本部向けの資料(数字・実績)と現場向けの資料(使い方・メリット)は別々に用意して届ける必要があります。

システムを入れただけで代理店が動き出すことはありません。ログインされない代理店ポータルは、商品を並べただけで誰も来ない棚と同じです(筆者の見解です)。

※この調査は2023年2月時点・回答者200名のインターネット調査であり、業界全体を代表する統計ではない点には留意してください。

向いている企業・まだ早い企業の見分け方

向いている企業は、代理店の営業進捗や売上が把握できていない、契約・担当者情報の管理がコア業務を圧迫している、情報管理が煩雑になっている、のどれかに当てはまる企業です。2つ以上当てはまるなら、検討フェーズに入っていると考えてよいでしょう(筆者の見解です)。

一方、パートナー数が数社で担当者が全員の顔と案件を言える、渡す販促資料や商品情報がまだ揃っていない、代理店から何を報告してもらうか決まっていない、というケースはまだ早いと感じます(筆者の見解です)。中身がないままシステムだけ入れると、空のポータルに毎月コストを払うことになります。まず渡すものと聞くことを決めてから検討した方が無駄がありません。

代理店数のフェーズ別にもう少し詳しく見極めたい場合は、代理店管理ツールの比較軸の規模・体制別の選び方も参考にしてください。

選ぶときの軸:機能の数ではなく「何を解決したいか」で絞る

選ぶ基準は、機能の数ではなく「何を解決したいか」です。目的は「営業活動の活性化」「共同営業の推進」「管理効率化」の3つに整理でき、目的ごとに見るべき機能や効果測定の指標が変わります。目的別のチェックリストはPRMツールの選び方にまとめています。

SFA/CRMなど外部ツールとの連携は後回しにされがちだと感じます。既存の顧客管理と分断されると入力が二重になるため、最初に確認しておくべき項目です(筆者の見解です)。

代理店側に使ってもらう画面の分かりやすさは、自社の管理画面と同じくらい重視してください(筆者の見解です)。実際にシステムを使う頻度が高いのは、自社の担当者より代理店側だと考えられます(筆者の見解です)。

導入前に決めておきたいことは3点です。

1. 誰が運用担当になるか
2. 代理店に何を入力してもらうか
3. 入力してもらった内容にどう返すか

この3点が曖昧なまま導入すると、システムだけが残って誰も更新しない状態になりがちです。